Aeg on iga töötaja jaoks tähtis ressurss, kuid erilise väärtusega on see hankeosakonnas. Kui dokument pole tähtajaks allkirjastatud on kogu eelnev töö tähtsusetu. Iga toiming selles osakonnas peab olema selgelt arusaadav, kontrollitud, juhitud, kinnitatud ja arhiveeritud.

Veelgi enam, hankeprotsessid hõlmavad lõpmatul hulgal dokumente ning mitmeid neist peab keegi mingis protsessi osas kinnitama või allkirjastama. Iga samm hankeosakonna töös algab või lõppeb dokumentatsiooni, selle kinnitamise ning allkirjastamisega. Tundub hirmutav? Jah, kuid Dokobiti abil saad protsessi muuta oluliselt mugavamaks.

Digiallkiri kaotab vajaduse allkirjastajaid taga ajada 

Hankeosakonna meeskond ei pea enam otsima allkirjastajaid taga ettevõtte seest ega saatma dokumente digiallkirjastamiseks e-posti teel. Dokobit portaali abil saavad nad dokumente turvaliselt jagada ja vastu võtta ning kinnitusi ja allkirju koguda mugavalt ükskõik millal ükskõik kust – kas kontorist või kodukontorist. 

Vaatame, missugused on peamised kasud, mida saad hankeosakonna dokumentide allkirjastamiseks Dokobiti portaali kasutades.

• Kasutades kinnituste ja allkirjade kogumiseks valmislahendust, kiirendad hankeprotsesse, kuna kaob vajadus korraldada manuaalselt kinnituste ja allkirjade kogumist.
• Suurendad usaldusväärsust, kuna allkirjastajad näevad, et vajalikud isikud on dokumendi juba kinnitanud. Kui kasutad lisaks asutuse e-templit, siis dokumendi saaja veendub, et dokumendi on tõepoolest väljastanud asutus, mida esindad ning selle sisu pole hiljem mingil moel muudetud. 
• Vähendad tegevuskulusid. Lähtudes digitaliseerimisel parimatest praktikatest säästad tegevuskuludelt, kuna puudub vajadus hoida palgal eraldi inimest, kes dokumentide haldusega manuaalselt tegeleks. 
• Saad nautida võimalust jälgida dokumentide elutsüklit reaalajas. Kõigist dokumentidega tehtud toimingutest jääb kirje dokumendi tegevuslogisse ning vajadusel on see kohe kättesaadav. 

Milliseid dokumente saad allkirjastada? 

Dokobit on katnud kogu hankeprotsessi tsükli. Digiallkirjastamist nagu ka e-tembeldamist saab kasutada erinevates protsessi osades. Näiteks saad allkirjastada konfidentsiaalsuslepinguid (töötajatega ja tarnijatega), vastavusdokumente tarnijatega, ostulepinguid, pakkumiste taotlusi, hinnapakkumisi, tellimusi, tellimuste kinnitusi, mis iganes teavet. 

Hankeprotsessis ei kasutata mitte ainult allkirjastamist, vaid mitte vähemtähtsamad on kinnitused. Kinnituste kiire kogumine kiirendab hankeprotsesse üleüldiselt ning nende mugav jälgimine aitab paremini planeerida järgnevaid tegevusi. 

Tellimused tuleb väga tihti enne allkirjastamist kinnitada kuivõrd tellimusi allkirjastavad üldiselt selle eest vastutavad isikud, kuid eelnevalt peab need kinnitama hanke- või mõne teise osakonna töötaja.

Kuidas dokumente mugavalt allkirjastada ja neile allkirju koguda?

Sageli on hankimine ärikriitiline, kuid hanke korraldamine võib võtta aega. Seetõttu ära raiska aega manuaalsele administratiivtööle, vaid automatiseeri nii palju kui võimalik, et saaksid keskenduda strateegilisele arengule. 

Kasuta dokumentide mugavaks halduseks Dokobit portaali ning lühenda seeläbi nähtavalt hankeprotsesse. Kuidas see töötab? 

Esmalt laadi dokument, millele soovid kinnitusi ja allkirju, portaali üles ning jaga kõigi vajalike osapooltega. Osapooled saavad seejärel automaatteate ning saavad dokumendi mugavalt ja vaid mõne klikiga kinnitada või allkirjastada. Sina näed samal ajal reaalajas dokumendi logist kõiki toiminguid ning kui töövoog on lõppenud, saad automaatteavituse. Seejärel saad dokumendi vajadusel portaalist alla laadida ning jätkata protsessiga.

Ainult mõned sammud ja Sul on allkirjastatud dokument ning oled vabanenud tüütust ja tülikast manuaalsest kinnituste ja allkirjade kogumisest. Miks mitte rakendada seda protsessides nüüd ja kohe?