Tänu kiirele digitaliseerumisele on äritegevus ja sellega seotud administratiivsed protsessid muutunud terves Baltikumis varasemaga võrreldes oluliselt lihtsamaks. 2018. aasta suurendas oluliselt vajadust selliste vahendite järele, mis võimaldaks ettevõtetel lahti saada dokumentide printimisest ja skanneerimisest ning nende postitamisest üle Baltikumi.
Tekkis ka vajadus pakkuda klientidele paremat asukohast sõltumatut viisi dokumentide allkirjastamiseks. Kuid see on vaid jäämäe tipp ning küsimus on, kuidas toimiks ideaalne digitaalne protsess üheaegselt kõigis Balti riikides.
Lühike ülevaade aja raiskamisest
Mitmete uuringute tulemusi uurides selgub, et administratiivtöö on ettevõtete jaoks üks ajamahukamaid protsesse. Vanamoodsal viisil paberimajandusega tegelemine – suure hulga dokumentide paberil ettevalmistamine, nende käsitsi allkirjastamine ning seejärel printimine, skanneerimine ja kulleriga osapooltele laiali saatmine on kulukas ja ajamahukas. Ja seda mitte ainult rahalise ressursi mõttes, vaid ka ajalise ressursi kasutuse poolest.
21.sajandil on uusi, kõigile kättesaadavaid tehnoloogiaid kasutades sellised protsessid probleemsed ja ebavajalikud. Kahjuks näitavad uuringud, et enam kui pool ettevõtetest prindivad jätkuvalt dokumente ainuüksi selleks, et neid allkirjastada. Teemasse süvenedes ja seda lähemalt uurides selgub põhjus, miks see nii on.
Muudatused digiallkirjastamise maastikul
Digiallkiri ei ole olnud kõigile ühtviisi kättesaadav ning kasutatav. Korporatiivseid digitaalseid protsesse on üle Baltikumi tegutsevates ettevõtetes olnud seetõttu pea võimatu rakendada. Nüüdseks on olukord on aga muutunud ja murdepunkti tõi 2018. aasta.
Suurim pööre tuli mobiilirakenduse Smart-ID avanemisega, mis võimaldab digitaalset identimist ning digiallkirja anda enam kui 2 miljonil kasutajal üle Baltimaade. Rakendus on muutunud populaarseks, kasutajate hulk kasvab ning lahenduse abil võimaldavad oma süsteemidesse kasutajatel sisse logida ja allkirja anda enamik siin tegutsevaid pankasid ja ka teised laia kasutajaskonnaga ettevõtted, kes pakuvad oma klientidele erinevaid e-teenuseid.
Alates 2018. aasta novembrist on Smart-ID ka ametlikult tunnustatud kui kvalifitseeritud digiallkirja andmise vahend. See tähendab, et kõik pärast seda aega loodud Smart-ID kontod on kvalifitseeritud. See oli suur samm edasi ennekõike Läti kodanikele ja seal tegutsevatele ettevõtetele. Digiallkiri ei ole seal kunagi olnud populaarne ning selle kasutajate hulk oli Baltikumi madalaim.
Läti on ainuke riik Baltikumis, kus ei olnud enne Smart-ID turule tulekut laialt kasutusel digitaalset identiteeti, mistõttu Smart-ID on avanud seal mitmeid võimalusi. Seda eriti alates sellest hetkest, kui Smart-ID tõusis kvalifitseeritud digiidentiteedi tasemele. Sisuliselt tähendas see seda, et kogu Baltikumis tegutsevad ettevõtted saavad nüüd lõpuks digiallkirjastada 100% seaduslikult siduvaid digitaalseid dokumente.
Miks on see tähtis?
Miks on kvalifitseeritud digiallkiri nii oluline? Vastus on lihtne – kvalifitseeritud digiallkiri on võrdväärne käsikirjalise allkirjaga ning selle kehtivus ei ole kahtluse all. Vaidlus allkirja kehtivuse üle on viimane, mida üks ettevõte soovib. Ettevõttesiseseid ja -väliseid dokumente kvalifitseeritud digiallkirjaga allkirjastades ei jää ruumi võimaluseks, et dokumendi sisu või allkirjastamise kuupäeva muudetakse pärast allkirjastamist.
Siiski on oluline aru saada ja mõista erinevate lahenduste võimalusi ja eeliseid. Enamik digiallkirjastamise lahendusi Euroopas ei toeta kvalifitseeritud digiallkirju põhinedes laiemalt digitaalse dokumendi vormingul, näiteks võimaldatakse allkirjastajal joonistada oma allkiri ning paigutatakse see pildina dokumendile. Kuigi vastavalt e-identimise ja e-tehingute jaoks vajalike usaldusteenuste määrusele ehk eIDAS määrusele on tegemist tõepoolest digitaalsel kujul allkirjaga, ei ole allkirja kujutisel sellist turvalisuse taset nagu kvalifitseeritud digiallkirjal, millele rakenduvad oluliselt rangemad lisanõuded.
On oluline endale teadvustada, et sellisel viisil antud digiallkiri ei ole usaldusväärne ega kasutatav tõendusmaterjalina näiteks kohtuprotsessides. Enamasti puudub igasugune kindlus, et selliselt antud allkiri kuulub väidetavale isikule ning et selle on andnud väidetav isik.
Kuidas aitab digiallkirjastamine ettevõtetel kasvada?
Tänapäevane digiallkirjastamise lahendus aitab vältida aja raiskamist. Eriti mõistlik on kasutada seda üle Baltikumi äriprotsessides, kus see lisaks aja säästmisele ning dokumentide allkirjastamise efektiivsemaks muutmisele aitab kokku hoida ka raha, mida muidu kulutataks paberile, printimisele, kullerteenusele (hinnanguliselt 7 eurot dokumendi kohta, mis sisaldab lisaks paberi, printimise ja kullerteenusele ka tööjõukulusid). Kalkulatsiooni on teinud digiallkirjastamise ja digitaalse autentimise teenuste pakkuja Dokobit UAB.
Lisaks sellele, et digitaalne allkirjastamine säästab aega ja raha, muudab see dokumendid ka turvalisemaks – need ei saa kaduda, samuti ei saa neid pärast allkirjastamist muuta. Praegu toetab Dokobit kõiki Eestis, Soomes, Lätis, Leedus, Islandil ja Belgias kasutusel olevaid digiidentiteete ning võimaldab digiallkirjastada dokumente ja tuvastada kasutajaid erinevate vahendite abil nagu riiklikud ID-kaardid, USB pulgad, Mobiil-ID, Smart-ID ja Eesti e-Residendi digi-ID.
See muudab dokumentide riikideülese digiallkirjastamise kordades lihtsamaks kogu Euroopa Majanduspiirkonnas.
Miks valivad ettevõtted oma partneriks Dokobiti?
Kogu Baltikumis tegutsevate tuntud ettevõtete seas, kes juba kasutavad Dokobiti lahendusi, on näiteks Telia, SEB, Circle K ja Luminor. Miks? Dokumentide digiallkirjastamine Dokobiti lahenduste abil säästab oluliselt aega ja kulu dokumendi allkirjastamisele väheneb.
Dokumentide allkirjastamiseks ettevalmistamise protsess on märkimisväärselt lühenenud, kuna puudub vajadus printida, skaneerida, koguda mitmelt osapoolelt füüsilisi allkirju ja siis dokumente kullerteenusega edastada. Puuduvad kulud paberile, printimisele, postitusele, tööjõule ning maandatud on ka riskid, mis puudutavad paberdokumente (nt dokumentide kadumine ning dokumentide sisu muutmine pärast allkirjastamist).
Eelpoolloetletud plusside kõrval, mis puudutavad ettevõttesisest asjaajamist, võimaldab portaal Dokobit paremaks teha ka allkirjastajate ehk klientide ja partnerite kasutajakogemust. Praegune elustiil nõuab kauglahendusi, mis samal ajal on mugavad ja kiired. Hinnatakse digitaalseid protsesse, kuna need on kiiremad ja lihtsamad, allkirjastamine portaalis Dokobit likvideerib sellised ajaraiskamise näited nagu panka minek, järjekorras ootamine ning paberile käsikirjale allkirja andmise.
Neile, kes tegutsevad rahvusvaheliselt, on oluline ka see, et Dokobiti vahendusel allkirjastatud dokumendid on kehtivad kogu Euroopa Majanduspiirkonnas, sest lahendus töötab üksnes eIDAS määruses defineeritud täiustatud digiallkirjadega kvalifitseeritud sertifikaatidega ning kvalifitseeritud digiallkirjadega, samuti on toetatud rahvusvaheliselt tunnustatud digiallkirjastatud dokumendi vormingud.
Igale Dokobiti kaudu antud allkirjale lisatakse täiendavalt ajatempel, mis kaitseb dokumenti muudatuste ja allkirjastamise kuupäeva muutmise eest. Kättesaadavad on lisafunktsionaalsused mugavamaks dokumentide halduseks. Näiteks saab dokumente sorteerida kategooriatesse, korraga saab allkirjastada enam kui ühe dokumendi, samuti saab dokumente portaalist alla laadida ning kustutada.
Kiiremaks ja mugavamaks dokumentide allkirjastamiseks jagamiseks on võimalik koostada ja kasutada aadressiraamat, jätta dokumentide juurde kommentaare lisatud osapooltele ning määrata allkirjastamisele tähtaegu, saata allkirjastajatele meeldetuletusi ning dokumendi logist jälgida dokumendi elutsüklit.
Veelgi enam – Dokobit on laienemas teistesse Euroopa Majanduspiirkonna riikidesse, nagu Poola, Saksamaa ja Šveits. Jätkuvad täiendused portaalis ja uute funktsionaalsuste lisamine võimaldab kasutajatel aina enam oma produktiivsust tõsta, lubades ettevõtetel pakkuda e-teenuseid lihtsamini ja kiiremini kui eales varem.
