Laias laastus jagunevad digiallkirjastatud dokumendiformaadid kaheks – konteinerformaadiks ja tavaliseks ehk PDF formaadiks. Mis on erinevate formaatide eelised ning puudused ning millistel juhtudel eelistada üht teisele?
Konteinerformaat või PDF?
Konteinerformaadis dokument on justkui kokkupakitud arhiiv, kuhu saad lisada mitu faili ja seejärel need kõik allkirjastamisel üheks konteineriks liita. Tegemist on mugava formaadiga, kui sul on põhidokumendile lisaks mitmeid lisasid, mis kõik peavad saama peamise dokumendiga koos allkirjastatud.
Meie Eestis alustasime digiallkirjastamist kohaliku failivorminguid nimega DDoc. Nüüd kasutame siseriiklikult uut failivormingut BDoc. Lätis on kasutusel siseriiklik konteinerformaat – EDoc ning Leedus ADoc, sealjuures tehakse vahet, kas dokumendi looja on füüsiline isik või ettevõte või mittetulundusühing.
Siseriiklikku formaati soovitame kasutada ainult juhtudel, kui digiallkirjastatud dokumenti kasutatakse siseriiklikult, seda ei allkirjasta teiste riikide kodanikud ning dokumenti ei ole vaja avada välisriikide kodanikel.
Konteinertüüpi dokumendiformaat on ka rahvusvaheline ASiCe formaat. Sellises formaadis digitaalselt allkirjastatud dokumente peavad aktsepteerima kõik Euroopa Liidu asutused, kes digitaalselt allkirjastatud dokumente töötlevad.
Konteinerformaadi puuduseks on, et vajad selle avamiseks ja dokumentide nägemiseks eraldi tarkvara või keskkonda, see tähendab, et dokumendi sisu nägemiseks peate selle iga kord vastava tarkvaraga või vastavas keskkonnas avama – paar lisaklikki iga avatava dokumendi kohta.
Kuivõrd enamikel juhtudel allkirjastatakse korraga aga vaid üks dokument, on Euroopas kõige levinum e-allkirjastatud dokumendivorming seetõttu hoopis PDF.
Digiallkirjastatud PDF-vormingus faili nimetuses sisaldub .pdf faililaiend ja sellist dokumenti saab sisu nägemiseks avada kõigi levinud PDF lugeritega vajamata selleks eritarkvara. Seetõttu on PDF formaadis failid väga kasutajasõbralikud – allkirjastatud PDF formaadis dokumente saab hoida mugavalt pilvepõhises failihalduskeskkonnas ning sisuga tutvumiseks ei pea neid pilvest alla laadimata.
Kasuta alati sama keskkonda või vahendit
Allkirjastatud PDF formaadis dokumendile lisatud allkirjade ja digitemplite valideerimiseks kasuta sama keskkonda või vahendit, mida tavaliselt digiallkirjastatud dokumendi valideerimiseks. Soovitame digiallkirjade ja digitemplite valideerimiseks kasutada alati kvalifitseeritud valideerimisteenuse pakkuja teenuseid – vaid nii saad olla kindel, et esitatud tulemus on korrektne ja usaldusväärne.
Vastavalt 2016. aastal kehtima hakanud eIDAS määrusele on rahvusvahelised formaadid allkirjastatud PDF ja ASiCe samaväärselt BDoc formaadiga Eestis kehtivad ning iga asutus, kes võtab vastu digitaalselt allkirjastatud dokumente, peab aktsepteerima ka ASiCe ja PDF dokumendiformaatides digiallkirjastatud dokumente.
Dokobit portaal võimaldab dokumenti allkirjastamiseks üles laadides valida nii rahvuslike kui rahvusvaheliste dokumendiformaatide vahel, sealhulgas kasutada allkirjastatud PDF formaadis dokumendil allkirja märgiseid. Iga allkirjastaja nimi koos lisainfoga lisatakse väikeses ristkülikus dokumendile ning seeläbi on ka inimsilmal hõlbus eristada allkirjastatud dokumenti allkirjastatud dokumendist. Saad ise valida, kas lisada allkirja märgised esimesele või viimasele lehele, lehe algusesse või lõppu. Saad määrata ka, et allkirja märgiseid dokumendil ei kuvata.
Tasuta paketiga saad kasutada 5 allkirja iga 30 päevases perioodis tasuta –proovi järele, kui lihtne allkirjastatud PDF dokumendiformaadis dokumendi haldus on!
