Dokobiti blogi

Dokumendihaldus kaasaegses ettevõttes: kuidas vabaneda manuaalsetest ülesannetest?

Tõhus ja turvaline dokumendihaldus algab õigete tööriistade valimisest. Digiallkirjastamise platvormi abil saab lihtsustada dokumentide haldamist ning vabaneda manuaalsetest tööülesannetest.Foto: Shutterstock

Pea iga ettevõte puutub kokku suure hulga dokumentidega. Tööprotsesside tõhusaks toimimiseks on seega eriti oluline, et kõik dokumendid oleksid kergesti leitavad, turvalises keskkonnas säilitatud ja õigel ajal õigetele inimestele kättesaadavad.

Vaatamata sellele, et tehnoloogia on aastate jooksul palju arenenud, toetuvad paljud ettevõtted aga jätkuvalt aegunud meetoditele. Tihti võib puududa selge ülevaade, millised allkirjastatud dokumendid ettevõttes üldse olemas on ning kuhu need on salvestatud – mõne töötaja arvutisse, meilipostkasti või hoopis mälupulgale?

Tõhus ja turvaline dokumendihaldus algab õigete tööriistade valimisest. Loe, kuidas saad digiallkirjastamise platvormi abil lihtsustada dokumentide haldamist ning vabaneda manuaalsetest tööülesannetest.

Lepingute e-posti teel saatmine on pikk ja ebavajalik protsess

Millal oli viimane kord, kui saatsid kellelegi e-posti teel dokumendi ning ootasid tunde või isegi päevi, et allkirjastatud versioon sinuni tagasi jõuaks?

Paljud ettevõtted kasutavad digiallkirjade kogumiseks jätkuvalt e-posti, tuues ohvriks nii turvalisuse kui lihtsa ligipääsetavuse, mida pakuvad mitmed kaasaegsemad lahendused.

E-kirja teel allkirjade kogumine on manuaalne protsess, millele kulub liialt palju väärtuslikku tööaega. Esmalt pead ette valmistama dokumendi, kirjutama e-kirja, lisama manuse ning kirja ära saatma. Seejärel tuleb oodata kuni teine osapool teate kätte saab, dokumendi alla laeb, selle digiallkirjastab ja sulle tagasi saadab. Juhul kui allkirjastajaid on rohkem kui üks, võib kogu protsess venida koguni nädalate pikkuseks. Lisaks eeldab sel viisil allkirjade kogumine, et iga osapoole arvutisse oleks alla laetud digiallkirjastamise tarkvara.

Tundliku teabega dokumentide edasi-tagasi saatmisega ei kaasne mitte ainult tõsised turvariskid, vaid see raskendab ka vajalike dokumentide ülesleidmist. Kuna e-kirjade vahetamine tähendab failide dubleerimist, võib hiljem olla keeruline pikast kirjavahetusest aru saada, milline on dokumendi kõige värskem versioon.

Säilita allkirjastatud dokumente organiseeritult ja turvaliselt

Allkirjastatud failide allalaadimine ja arvutisse salvestamine toob tihti kaasa palju segadust. Esiteks võib olla raske üles leida, kus dokument asub ja kindlaks teha, kas tegemist on ikka korrektse versiooniga. Samuti võib otsitav dokument olla juba kustutatud või salvestatud näiteks mõne endise töötaja arvutisse, kust seda on juba palju keerulisem kätte saada.

Selleks et dokumente organiseeritult säilitada, on oluline valida dokumendihalduseks võimalikult lihtne ja automatiseeritud lahendus. Mugavaid võimalusi nii digiallkirjastamiseks, allkirjade kogumiseks kui dokumentide haldamiseks pakub näiteks Dokobiti portaal. Tagamaks dokumentide kõrgeim võimalik turvalisus, on Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses. 

Dokobiti portaal võimaldab hoida kõik ettevõtte digidokumendid mugavalt ja turvaliselt ühes kohas. Seega võid unustada tüütu e-kirjade vahetamise, lepingute allalaadimise ja arvutisse salvestamise. Et dokumentide haldamist veelgi lihtsustada, on sul võimalik kõik failid mugavalt kategooriatesse sorteerida – nii on neid hiljem lihtne filtreerimise või otsingu abil üles leida.

Loodud kategooriaid saad jagada ka teiste kolleegidega. Sellega kindlustad, et kõik dokumendid on hõlpsasti vajalikele isikutele kättesaadavad ka siis, kui oled puhkusel või kontorist eemal.

Selge ülevaade kõikidest dokumentidest

Kuna ettevõtted peavad sageli haldama suurel hulgal lepinguid, arveid ja muid dokumente, on keeruline manuaalselt igal dokumendil silm peal hoida.

Dokobiti portaalis on sul selge ülevaade kõigi oma dokumentide staatusest. Näiteks näed tegevusi, mida teised kasutajad on dokumendiga teinud, ning seda, millised lepingud on allkirjastatud ning millised jätkuvalt allkirja või kinnituse ootel.

Kuidas Dokobiti portaalis allkirju koguda?

Dokobiti portaalis käib allkirjade kogumine vaid mõne lihtsa klikiga. Esiteks tuleb laadida üles dokument, jagada seda teiste osapooltega ning märkida ära, mida neilt vajad – kinnitust või allkirja. Samuti on võimalik jagada dokumenti ainult vaatamisõigusega.

Pärast seda saad vajadusel ise dokumendi allkirjastada. Seda on võimalik teha nii Smart-ID, mobiil-ID, kui ID-kaardi abil. 

Seejärel tuleb vaid oodata teiste osapoolte kinnitusi või allkirju. Kui soovid olla kõigi tegevustega kursis, saad tellida iga kinnituse või allkirjastamise kohta automaatteavituse. Teavituse saad ka siis, kui kõik osapooled on dokumendi allkirjastanud.

Kui soovid uurida lähemalt Dokobiti pakutavate võimaluste kohta, võta ühendust aadressil kasutajatugi@dokobit.com ning aitame leida sulle kõige sobivama lahenduse.

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.