Dokobiti blogi

Kuidas aitab digiallkirjastamise portaal juristide töökoormust vähendada ja tööd dokumentidega lihtsustada?

Kaasaegsete töövahendite abil on võimalik ära anda osa sellistest ülesannetest, millest vabanemise üle peaks igal juristil hea meel olema.Foto: Shutterstock

Õigusteenused on valdkond, mille tööprotsessid pole juba aastakümneid märgatavalt muutunud. Nüüd, kui tehnoloogilised uuendused tungivad aga üha enam kõikidesse eluvaldkondadesse, tuleb ka juristidel hakata mõtlema üha enam sellele, kuidas tehnoloogiat enda huvides ära kasutada.

Sageli tunnevad juristid muret sellepärast, et tehnoloogiliste lahenduste rakendamine võib võtta ära nende töö. Tegelikkus on aga see, et kaasaegsete töövahendite abil on võimalik ära anda just osa sellistest ülesannetest, millest vabanemise üle peaks igal juristil hea meel olema.

Näiteks puutuvad juristid oma igapäevatöös kokku suure hulga lepingute ja muude juriidiliste dokumentide haldamise, ettevalmistamise ja allkirjastamisega. Kõik see toob endaga kaasa kõrge töökoormuse ning vajaduse viia läbi tüütuid korduvaid toiminguid.

Õigusosakonna tööd dokumentiga aitab oluliselt lihtsustada digiallkirjastamise portaali kasutuselevõtt. Allpool selgitame lähemalt, kuidas digiallkirjastamise portaali abil juristide igapäevaseid tööprotsesside sujuvamaks ja efektiivsemaks muuta.

Kaasaegsed töövahendid tagavad suurema produktiivsuse

Digiallkirjastamise portaali abil saad pakkuda oma klientidele kiiret ja mugavat digiallkirjastamise kogemust ning vähendada dokumentide haldamisele kuluvat aega.

Näiteks Dokobiti portaal võimaldab teha kõik digiallkirjastamisega seotud toimingud mugavalt ühes kohas: dokumente üles laadida, digiallkirju anda, klientidelt või partneritel allkirju koguda, automaatseid meeldetuletusi saata ja dokumentide staatust jälgida. Sel viisil on võimalik vabaneda mitmetest ebavajalikest sammudest, nagu suure hulga e-kirjade vahetamine ja dokumentide arvutisse allalaadimine.

Miks võtta õigusosakonnas kasutusele digiallkirjastamise portaal?

Paku paremat kliendikogemust

Kõik me vihkame kohmakaid ja aeganõudvaid protsesse. Tänapäeval on konkurentsis püsimiseks on tähtis pakkuda oma klientidele lahendusi, mis on kättesaadavad 24/7 ja mida on lihtne ja mugav kasutada. Sama käib ka digiallkirjastamise kohta – on oluline, et klient saaks lepingu allkirjastada kohe, ilma pika ootamise või tüütute manuaalsete tegevusteta.

Sageli on õigusosakonnas vajalik mõni dokument allkirjastada või kinnitada ettevõttesiseselt mitme inimese poolt. Dokobiti portaal võimaldab ka kolleegidelt allkirju või kinnitusi koguda nii, et see ei nõua teiselt osapoolelt muud, kui vaba minutit ja digiallkirjastamise vahendi olemasolu.

Tulemuseks on see, et vabaned klientide, kolleegide või partneritega suure hulga e-kirjade vahetamisest, ükshaaval dokumentide edastamisest ning manuaalselt iga lepingu staatuse jälgimisest. Kõige selle abil muutub digiallkirjastamise protsess kõigi osapoolte jaoks oluliselt kiiremaks ja lihtsamaks. 

Kliendiandmete suurem turvalisus

Õigusosakond tegeleb tihti just selliste dokumentidega, mis sisaldavad väga tundlikku informatsiooni. Seda tüüpi failide e-kirja teel allkirjastamiseks jagamine ei ole turvaline lahendus, kuna sellega kaasneb andmete lekkimise oht.

Digiallkirjastamise portaali kasutades saad hoida kõik allkirjastatud failid turvalises keskkonnas, kus need on ligipääsetavad ainult selleks volitatud isikutele. Selleks, et tagada dokumentide maksimaalne turvalisus, on ​​Dokobit kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses.

Vabane dokumentidega seotud segadusest

Digiallkirjastamise portaali kasutades  on sul alati ülevaade allkirjastamise ootel ja allkirjastatud dokumentidest ning sa ei pea neid oma meilipostkastist või arvutist neid taga otsima. Selleks, et dokumentide haldamist veelgi lihtsustada, on sul võimalik kõik oma Dokobiti portaalis olevad dokumendid mugavalt kategooriatesse sorteerida – nii on neid hiljem lihtne filtreerimise või otsingu abil üles leida. Loodud kategooriaid saad jagada ka teiste kolleegidega ja seeläbi kindlustada, et kõigil osapooltel oleks vajalikele dokumentidele igal ajal ligipääs olemas.

Kuidas õigusosakonnas digiallkirjastamise portaali kasutada?

Dokobiti portaali abil on digiallkirjastamine kiire, lihtne ja probleemivaba. See nõuab vaid kolme lihtsat sammu.

Kõigepealt tuleb portaali üles laadida dokument ja lisada kõik vajalikud osapooled. Allkirjastamist või kinnitust vajava dokumendi kohta teavitatakse kõiki osapooli automaatselt. Seejärel saavad osapooled dokumendi allkirjastada neile sobiva digitaalse identiteedi vahendiga. Soovi korral saad hõlpsalt dokumendi staatust jälgida, nähes üksikasjaliku sündmuste loendi abil kõiki dokumendiga tehtud toiminguid.

Nagu ülaltoodust selgus on kaasaegsel tehnoloogial suur roll erinevate meeskondade, sealhulgas õigusosakonna töö tõhustamisel. Digiallkirjastamise portaali kasutuselevõtt aitab säästa juristide väärtuslikku tööaega ning võimaldab neil panustada oma aega hoopis olulistele juriidilistele küsimuste lahendamisele.

Selleks, et Dokobiti portaali kasutama hakata, registreeri tasuta konto siin või tutvu Dokobiti portaali võimalustega saad lähemalt aadressil www.dokobit.ee

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.