Dokobiti blogi

Mida digiallkirjastamisel teha ja mida mitte?

Dokumentide digitaalne allkirjastamine muutub aina igapäevasemaks ja tundub, et igaüks saab sellega hakkama. Siiski ei tee paha üle korrata, mida digiallkirjastamise puhul teha ja mida vältida, et digiallkirjastamine sujuks kõigile osapooltele mugavalt ja turvaliselt.

Mida teha?

Enne dokumentide digiallkirjastama asumist tasub protsess läbi mõelda vältimaks ebavajalikke toiminguid. Järgnevalt on toodud nimekiri asjadest, mida digiallkirjastamisel kindlasti silmas pidada ja mille tegemist vältida.

Loe dokument, mida allkirjastad, läbi, samuti loe tähelepanelikult läbi dokument, mille jagad teistele allkirjastamiseks. Allkirjastatavale dokumendile ühesekundilise kiire pilgu heitmine ei tähenda, et oled dokumendi sisuga päriselt tutvunud. Et olla dokumendi sisus kindel, loe see
kaks korda rahulikult läbi. Parem on leida puudujäägid, vead ja läbiarutamata detailid enne dokumendi allkirjastamist või allkirjastamiseks jagamist, kui klaarida arusaamatusi hiljem.

Usalda digiallkirja. Kvalifitseeritud digiallkiri on võrdväärne omakäelise allkirjaga, mis on antud pastakaga paberile. Siiski veendu, et valitud digiallkirjastamise lahendus võimaldab luua ja valideerida kvalifitseeritud sertifikaadiga digitaalseid allkirju, mis vastavad eIDAS määrusele. Ainult
siis on digitaalsed allkirjad seaduslikult siduvad ning saad neid usaldada.

Säilita digitaalselt allkirjastatud dokument digitaalselt. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi väljaprintimine ei ole vajalik, sest ainuke kehtiv allkirjastatud versioon digitaalselt allkirjastatud dokumendist ongi see sama digitaalselt allkirjastatud dokument digitaalsel kujul. Erinevalt
paberdokumendist, on sellel digitaalne ajatempel, mis mängib hiljem olulist rolli allkirja kehtivuse tõendamisel.

Kasuta dokumendi edastamiseks turvalisi kanaleid. Turvalised digiallkirjastamise keskkonnad paluvad enne dokumendi nägemist osapoolel end autentida kasutades talle sobivat digitaalse identiteedi vahendit. Ole tähelepanelik, et edastad dokumendi alati õigele adressaadile ning
väldid sellega dokumendi sattumise võõraste silmade alla. Kasuta dokumentide allkirjastamiseks jagamiseks ja allkirjade kogumiseks turvalist ja usaldusväärset digiallkirjastamise portaali.

Jaga head kogemust. Nautisid digiallkirjastamise kogemust? Jaga seda ka sõprade ja kolleegidega ning ka väljavalitud lahenduse pakkuja kasutajatoega. Positiivse tagasiside jagamine on kasulik kõigile.

Leia endale sobiv digiallkirjastamise lahendus. Lahenduste võrdlemisel võta arvesse teenuse läbipaistvust, toetatud dokumendiformaatide ja eID-de loetelu, kasutajakogemust ja lisavõimalusi (võimalus integreerida lahendus teie olemasoleva süsteemiga, mobiilsed lahendused), jne.

Mida mitte teha?

Ära kiirusta ning mõtle kõik läbi. Me kõik teame, et digiallkirjastamise üks suurimaid plusse on see, et seda saab teha väga kiiresti. Siiski ole alati tähelepanelik ja kontrolli üle kõik detailid samamoodi nagu loeksid läbi paberil dokumendi. Hoolimata dokumendi läbilugemisele kulunud
ajast on digiallkirjastamine ikkagi kiirem kui paberil allkirja andmine.

Ära allkirjasta ega jaga dokumenti allkirjastamiseks kiirustades ja hiljem kahetsedes, et kõik vajalik ei olnud siiski dokumendis fikseeritud. Loe dokument alati läbi, kontrolli üle kõik kirjasolevad detailid ning vajadusel pöördu dokumendi koostaja poole sisu üle täpsustamiseks või
parandamiseks ja täiendamiseks.

Ära karda küsida selgitusi või abi oma digitaalse allkirjastamise tehnilise lahenduse kasutajatoelt. Kui Sul on keskkonna turvalisuse, juriidiliste aspktide, lahenduse kasutamise või muu sarnase kohta küsimusi, siis pöördu kindlasti kasutajatoe poole.

Ära karda dokumente digiallkirjastada. Vabasta end paberitööst ja säästa samal ajal oma aega. Usu, märkad erinevust koheselt.

Ära prindi digitaalselt allkirjastatud dokumente paberile. Kui kõik osapooled on dokumendi digitaalselt allkirjastanud, saad dokumendi endale alla laadida ning säilitada tõendina. Ära unusta, et digitaalselt allkirjastatud dokument omab tõendusväärtust ainult digitaalsena. Lõpuks ometi
pääsed lõpututest paberikuhilatest!

Ära kuluta oma aega osapooltele meelde tuletamiseks, et ootad nende allkirja. Enamasti pakuvad kõrgetasemelised digiallkirjastamise keskkonnad võimalust saata automaatseid meeldetuletusi osapooltele, kes veel ei ole allkirjastanud ning seeläbi ei pea neile seda ise meelde tuletama ning oma aega raiskama.

Aina enam loobuvad ettevõtted paberil dokumentide allkirjastamisest ja liiguvad üle digitaalsele allkirjastamise protsessile. Siiski tuleb siin silmas pidada mõningaid aspekte selleks, et digiallkirjastamine sujuks ning digiallkirjastatud dokumendid oleks säilitatud nõuetekohaselt. Oluline on leida kõigile osapooltele mugav ja usaldusväärne digiallkirjastamise lahendus vältimaks olukorda, kus muidu mugavast digitaalsest allkirjastamisest saab digitaalne kaos.

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.