Dokobiti blogi

Personalitöö digitaliseerimine: lihtne lahendus, mis võimaldab keskenduda rohkem inimestele ja vähem dokumentidele

Personalitöötajad on sageli mattunud dokumendikuhjade ja administratiivsete toimingute alla, kuid nii see tegelikult olema ei peaks.Foto: Shutterstock

Personaliosakonna peamine fookus peaks alati olema ettevõtte kõige väärtuslikumal ressursil – töötajatel. Reaalsus on aga see, et sageli ollakse mattunud dokumendikuhjade ja administratiivsete toimingute  alla. 

Pakkumised, töölepingud ja ametijuhendid – need on vaid mõned näited suurest hulgast dokumentidest, millega personalitöötajad igapäevaselt peavad kokku puutuma. Mida suurem on ettevõtte, seda rohkem faile vajab kas kinnitamist, allkirjastamist, või lihtsalt organiseeritut ja turvalises keskkonnas säilitamist. Kuidas kõike seda liigselt aega raiskamata teha?

Tehnoloogilistest lahendustest on saanud ettevõtete eduka toimimise alus. Seetõttu on paratamatu, et ka personalivaldkonna harjumuspärased tööprotsessid vajavad aeg-ajalt üle vaatamist ja kaasajastamist.

Üks viis, kuidas töölepingute ja muude personalidokumentidega seotud tegevusi oluliselt lihtsustada, on võtta kasutusele digiallkirjastamise platvorm. Millised on selle lahenduse peamised kasutegurid personaliosakonnale?

Positiivse esmamulje loomine

Personaliosakond on justkui ettevõtte visiitkaart. Innovatiivsete lahenduste kasutamine oma värbamisprotsessides aitab jätta uutele töötajatele positiivse esmamulje. 

Tänapäeval moodustab suure osa tööotsijatest generatsioon, kes on üles kasvanud ümbritsetuna kõrgtehnoloogiast. Seetõttu on kiired ja lihtsad lahendused nende jaoks eriti olulised.

Värbamisprotsesside kiirendamine

Kas värbamisprotsessile kulub sinu ettevõttes nädalaid või isegi kuid? Lepingute ükshaaval saatmine, allkirjade tagaajamine ning dokumentide arvutisse salvestamine – kõik see võtab tihti suure osa personaliosakonna töötundidest. 

Kaasaegsed digiallkirjastamise platvormid aitavad oluliselt kiirendada uute talentide värbamist võimaldades teha kõik toimingud mugavalt ühes kohas: dokumente üles laadida, digiallkirju anda, teistelt osapooltelt allkirju koguda, automaatseid meeldetuletusi saata ja dokumentide staatust jälgida.

Kui valid digiallkirjastamise lahenduseks Dokobiti portaali, on võimalik allkirju kogudes otsustada, kas dokumenti jagatakse autenditud või autentimata kasutajatega.

Viimane variant sobib hästi näiteks töövõtulepingute allkirjastamisel ajutiste töötajatega. Allkirjastajal ei ole vaja portaali kontot luua ega kuhugi sisse logida. See muudab kogu allkirjastamisprotsessi nii lihtsaks, et seda on võimalik teha vaid paari nupuvajutusega.

Samuti on võimalus dokument jagada allkirjastamiseks ainult autentitud kasutajale. See on üliturvaline lahendus, mis sobib eriti hästi just tundliku sisuga dokumentide jagamiseks. Enne dokumendi sisu nägemist tuleb allkirjastajal enda isik Smart-ID, mobiil-ID või ID-kaardi abil tuvastada, mistõttu võid olla kindel, et failile pääseb ligi ainult volitatud isik.

Piiriüleste töölepingute sõlmimine

Personalitöö maastik on viimastel aastatel oluliselt muutnud. Nii 2020. aastal alanud koroonapandeemia kui kiire digitaliseerimine on muutnud seda, kus ja kuidas me töötame ning keda värbame. Nüüd, kui kaugtööst on saanud töötamise loomulik osa, on üha tavalisem, et ettevõte asub ühes riigis, töötaja aga hoopis teises. See on toonud päevakorda küsimuse, kuidas teiste riikide kodanikega töölepinguid elektrooniliselt allkirjastada.

Dokobit võimaldab turvalist piiriülest e-allkirjastamist ning toetab kogu Euroopa Liidus seaduslikult siduvaid ja aktsepteeritud digitaalseid identiteete. Samuti on portaali üles laadides võimalik valida, millises formaadis dokumenti allkirjastada soovitakse: näiteks on toetatud nii rahvusvahelised formaadid (PDF ja ASiCe) kui Balti riikide siseriiklikud formaadid (BDoc, ADoc ja EDoc).

Hiljuti võttis Dokobit kasutusele ka videopõhise tuvastamise lahenduse, mis võimaldab kiirelt ja mugavalt allkirjastada dokumente inimestega üle kogu maailma.

Dokumentide organiseeritus ja maksimaalne turvalisus 

Töölepingute ja muude personalidokumentide puhul on oluline nii nende turvaline säilitamine kui lihtne ülesleidmine. Kui dokument on salvestatud mõne töötaja arvutisse ning sealt mingil põhjusel enam järsku kättesaadav või ülesleitav ei ole, võib see kaasa tuua mitmeid probleeme.

Dokobiti portaal võimaldab hoida kõik personalidokumendid turvalises keskkonnas, kus need on ligipääsetavad ainult selleks volitatud isikutele. Lisaks on välistatud võimalus, et dokumendid hävivad, kui arvutiga peaks midagi juhtuma.

Kõik personalidokumendid on võimalik sorteerida mugavalt kategooriatesse ning jagada ligipääsu teiste töötajatega. Nii saad olla kindel, et värbamisprotsess ei jää pooleli, kui oled puhkusel või kontorist eemal.

Säästa energiat ja väärtuslikke töötunde

Personalispetsialistid on ettevõtte üks olulisemaid lülisid. Nad töötavad pidevalt selle nimel, et luua töökeskkond, kus inimesed oleksid motiveeritud ja tunneksid end väärtustatuna. 

Kaasaegne ja turvaline digiallkirjastamise lahendus aitab personaliosakonnal automatiseerida aeganõudvad tegevused, säästa väärtuslikke töötunde ning keskenduda rohkem nii uutele kui olemasolevatele töötajatele.

Soovid võtta kasutusele digiallkirjastamise portaali või uurida lähemalt Dokobiti pakutavate võimaluste kohta? Võta meiega ühendust aadressil kasutajatugi@dokobit.com ja aitame leida sinu ettevõtte vajadustele vastava lahenduse.

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.