Millal oli viimane kord kui sa oma meilipostkasti kontrollisid? Mõned tunnid, pool tundi või alles paar minutit tagasi?
Paljud meist kulutavad igas tööpäevas koguni mitmeid tunde e-kirjade lugemise ja vastuste koostamise peale. Seetõttu pole üllatav, et tunneme tihti tööpäeva lõpus, et me ei ole olnud piisavalt produktiivsed. Ühe uuringu järgi usub koguni 70% töötajatest, et e-kirjad on tööl ühed suurimad produktiivsuse langetajad.
Loomulikult on meilide vahetamine igapäevase suhtluse oluline ja lahutamatu osa, mis toetab nii ettevõttesisest koostööd kui klientide ja partneritega suhtlemist. Tihti võib aga pidev e-kirjadega tegelemine viia meie tähelepanu kõrvale hoopis kõrgema prioriteediga ülesannetest.
Vaatame mõnda praktilist näpunäidet, mis aitavad oma tööpäeva paremini planeerida ja e-kirjadele kuluvat aega vähendada.
Kontrolli postkasti ainult kindlatel kellaaegadel
Kas oled seda tüüpi inimene, kes asub uue meili teavitust nähes kohe kirja lugema? Hiljutine uuring avastas, et 30% kaugtöötajatest peab e-kirjade ja muude sõnumite saamist peamiseks teguriks, mis tähelepanu ja keskendumise mõnelt tööülesandelt kõrvale viib. Uuringus osalejad pidasid seda isegi suuremaks segajaks kui näiteks sotsiaalmeediat, mida mainis 17% vastajatest.
Pooleli jäänud ülesandele uuesti täielikult keskendumine võtab töötajatel aga keskmiselt aega koguni 23 minutit.
Lihtne nipp produktiivsuse säilitamiseks on seada e-kirjade lugemiseks ja neile vastamiseks kindlad ajad. Lülita välja uute meilide teavitused ja kontrolli postkasti vaid mõned korrad päevas: näiteks hommikul tööle jõudes, lõunal ja õhtul enne töölt lahkumist.
Loo kaustad ja kirjapõhjad
Kui saad iga päev suure hulga e-kirju, võiksid kaaluda nende kaustadesse filtreerimist. Kaustu võid luua nii teemade kui näiteks vastamise prioriteetsuse põhjal.
Lisaks on paljudel meist kindlasti seda tüüpi meile, mida aeg-ajalt üha uuesti ja uuesti koostame. Selle asemel, et sama sisuga kirju iga kord nullist kirjutama hakata, on hea lahendus luua kirjapõhjad.
Kirjapõhju luues pea meeles, et need peaksid olema võimalikult lühidad ja sisaldama selget infot selle kohta, mida teiselt poolelt ootad. See vähendab tõenäosust, et nad saad peagi tagasi uue kirja täiendavate küsimustega.
Ka kirjapõhju on oluline aeg-ajalt uuendada. Organiseerimata kaustast kirjapõhjade otsimine võib kokkuvõttes osutuda sama ajakulukaks kui uue kirja nullist kirjutamine.
Vaheta välja tööriistad, mis nõuavad ebavajalike e-kirjade koostamist
Pideva meilipostkasti kontrollimise, suure hulga kirjade vahetamise ja vähenenud produktiivsuse põhjuseks on tihti ka liialt manuaalsete tööriistade kasutamine oma igapäevatöös.
Üheks selliseks näiteks on digiallkirjastamine – paljud inimesed kasutavad digiallkirjastatud dokumentide jagamiseks lahendust, mis nõuab e-kirjade edasi-tagasi saatmist. E-kirjade hulk kasvab eriti suureks siis, kui allkirju on vaja koguda rohkem kui ühelt inimeselt. Nii pole ime, et päeva lõpus selgub, et olulisemate tööülesannete peale aega ei jäänudki.
Õnneks on tänapäeval saadaval ka oluliselt kaasaegsemaid võimalusi, mis aitavad manuaalsed tegevused automatiseerida ja ebavajalike e-kirjade hulka vähendada.
Üheks võimalikuks lahenduseks on Dokobiti portaal, mis võimaldab kõik digiallkirjastamisega seotud toimingud teha mugavalt ühes keskkonnas. Kui laadid allkirjastamist vajava dokumendi keskkonda üles ja lisad soovitud osapooled, saadab portaal neile ise automaatsed teavituskirjad, mis sisaldavad linki dokumendile.
Kui määrad dokumendile ka allkirjastamise tähtaja, saadetakse 24 tundi enne selle kättejõudmist automaatne meeldetuletus neile inimestele, kes pole dokumenti veel allkirjastanud.
Kõik see aitab vältida inimeste ükshaaval taga ajamist ja suure hulga e-kirjade koostamist ning võimaldab keskenduda hoopis tähtsamatele tööülesannetele.
Dokobiti portaali saad tasuta konto luua siin.
