Ükskõik, kas olete teinud otsuse protsesse digitaliseerida juba ammu või alles täna, peate tõenäoliselt tunnistama, et digitaalsed protsessid on eriti viimasel ajal väga mugavateks osutunud.

Üldise digitaliseerimise üks esimesi samme võikski olla füüsiliselt paberil dokumentide allkirjastamisest loobumine ning selle asemel hoopis digitaalse allkirjastamise kasutusele võtmine. Nii kogute allkirju klientidelt ja partneritelt kiiremini kõigile osapooltele mugaval viisil.

Kuidas koguda klientidelt allkirju kiiremini?

Elektrooniline dokumentide allkirjastamine ei tee protsessi mugavamaks mitte ainult oma ettevõtte jaoks, vaid ka kliendi jaoks. Dokobiti esindaja Eestis Katri Lindau kinnitab, et kuivõrd positiivne kliendikogemus on täna üks olulisemaid konkurentsieeliseid, on dokumentide distantsilt allkirjastamine iseenesestmõistetav.

Ükskõik millises sektoris kliendiga seotud toimingute, sh allkirjastamise, digitaliseerimine aitab protsessi kõigi osapoolte jaoks parendada. Toome mõned näited, kus saate kasutada klientidelt digitaalselt allkirjade kogumise protsessi.

Kõigis sektorites on võimalik kõigi lepingute digitaalselt allkirjastamine. Kuivõrd kliendid praegu juba ootavadki, et nad saavad distantsilt teha kõik ostud ja liitumised, või teha seda poes kohapeal või veebis, saate nende ootusi ületada kui teenusetingimused, lepingud, liisingudokumendid ja teised dokumendid jõuavad klientideni olenemata kliendi füüsilisest asukohast kiiresti.

Kui töötate finantssektoris, on laenude ja liisingute sõlmimise protsessid olulised mõlemale osapoolele – nii kliendile kui ka teile. Laenudokumentide alustades õppelaenudest kuni eluasemelaenudeni, samuti autode, raskeveokite ja põllutöömasinate ja teiste liisingulepingute digiallkirjastamise võimalus vastab kliendi ootustele. See sobib nii neile, kes ajapuuduse tõttu ei saa füüsiliselt kokkulepitud ajal kohtuda, aga eriti mugav on see siis, kui kaasatud on enam kui kaks osapoolt, sest puudub vajadus allkirjastamiseks kõigile ühtmoodi sobiva aja leidmiseks, kokkuleppimiseks ja kohtumiseks.

Kindlustussektorile on kindlustuspoliiside ja -nõuete digitaalne haldus eriti mõistlik. Võimaldades oma klientidel uusi poliise ja lisadokumente esitada ükskõik millal ükskõik millisest füüsilisest asukohast ning võimaldades kindlustusjuhtumeid registreerida veebikeskkondades ainsa tingimusega esitada digitaalselt allkirjastatud dokumendid, te mitte ainult ei lihtsusta protsessi, vaid tagate ka esitatud dokumentide turvalisuse.

Tarnijatega seotud dokumentide digiallkirjastamine: on see võimalik?

Muidugi on see võimalik. Kuigi vahel võib olenevalt tegutsemispiirkonnast tarnijate või partneritega seotud dokumentide digiallkirjastamine olla väljakutseid pakkuv, säästab ka siin digiallkirjastamine aega.

Ettevõttele on lepingute õigeaegne allkirjastamine äärmiselt oluline – allkirjastamise viibimine võib tähendada oluliste ressursside tarne viibimist või võite ilma jääda heast pakkumisest. Dokumentide digitaalne allkirjastamine võimaldab protsesse kiirendada ja vältida tõrkeid.

Paberil dokumendid kipuvad kaduma, eriti kui neile allkirjade kogumine toimub muu tegevuse kõrvalt, näiteks kauba üleandmisel. Ja mis saab neist hiljem? Tihti kipuvad need kaduma. Elektrooniliselt dokumente allkirjastades on nad alati olemas ja leitavad kui neid tarvis läheb.

Digiallkirjastamine on eriti mugav korduvate tegevuste puhul. Kui teil on vaja korduvalt allkirju koguda ning teie partnerid peavad sarnaseid dokumente korduvalt allkirjastama, võib see muutuda tüütuks. Digitaalne allkirjastamine lihtsustab protsessi, kuna pole sõltuv füüsilisest asukohast ning ajast, ja veelgi enam – korraga saab allkirjastada enam kui ühe dokumendi, mis säästab aega veelgi.

Kogu võimaliku teenusepakkuja kohta eelinfot

Digiallkirjastamisele üleminekut kaaludes soovitab Katri Lindau otsida potentsiaalsete teenusepakkujate kohta võimalikult palju infot. Ta toob välja, millistele aspektidele täpsemalt mõtlema peaks.

• Kas teenus on alati kättesaadav?
• Kas teenuses on toetatud eIDAS määrusele vastavate kvalifitseeritud allkirjade loomine ja valideerimine?
• Kas pakkuja enda protsessid vastavad rahvusvaheliselt tunnustatud standarditele infoturbehalduse mõistes?
• Kas toetatud on allkirjastatud dokumentide formaadid ja mahud mida teie vajate?
• Kas toetatud on erinevad digiallkirjastamise vahendid, dokumentide allkirjastamisel kasutatakse alati kvalifitseeritud ajatemplit ja kas on ka dokumendihaldust lihtsustavaid ja toetavaid võimalusi?

Kui saate konkreetse teenusepakkuja osas kõigile küsimustele jaatavalt vastata, on suur tõenäosus, et olete leidnud endale sobiva teenusepakkuja.

Dokumentide allkirjastamine kolmandate osapooltega võib võtta päevi. Kui analüüsime, kui palju aega kulub manuaalsetele tegevustele, mõistame, miks aina enam ettevõtteid otsib võimalusi osaliselt või täielikult allkirjade kogumise protsessi digitaalseks halduseks. Digitaliseerimine võimaldab säästa olemasolevate töötajate aega ja sellest tulenevalt ka raha.