Me kõik soovime säästa raha, aega, kontoriruumi ja saada lahti ebavajalikust manuaaltööst. Selle kõige juures muutuvad aga aina aktuaalsemaks erinevad turvalisusega seotud küsimused. Loe, kuidas digiallkirjastamine aitab sujuvamaks muuta ettevõttega seotud seadusandlikke protsesse. 

Digiallkirjastamise abil saab tõsta turvalisust 

Asutuste sisekorraeeskirjad on dokumendid, mis reguleerivad iga töötaja toiminguid ning puudutavad kõiki. Seetõttu on ettevõtete turvaküsimuste eest vastutajate põhiline fookus sellel, kuidas tõsta produktiivsust, hoides protsessid samaaegselt turvalised.

Siin tulevad kasuks digiallkirjastamise lahendused, mis sobivad kaasaegse elustiiliga ning samal ajal tõstavad ka turvalisust. Seadusest tulenevate dokumentide digitaalsel allkirjastamisel on mitmeid plusse.

Kuluefektiivsus. Dokumentide digitaalne haldus aitab kokku hoida kulusid paberile, printimisele, transpordile, arhiveerimisele ning tööjõule. Kuivõrd digiallkirjastamise protsesside automatiseerimine lühendab ka dokumentide elutsüklit, on võimalus tõsta sellega ettevõtte efektiivsust. 

Dokumentidele on ligipääs ööpäevaringselt. Väga paljudes ettevõtetes ei ole tööaeg enam vaid traditsiooniliselt kaheksast viieni, vaid töötajad ja ka kliendid eeldavad, et digitaalsed lahendused on kättesaadaval ööpäevaringselt. Kujuta ette, et digiallkirjade kogumine töötab 24/7 – jagad dokumendid allkirjastamiseks näiteks tööpäeva õhtul ning järgmisel hommikul saad digiallkirjastatud dokumendid juba alla laadida ning tegevustega edasi liikuda.

Ei ole mingit vajadust edastada dokumente digiallkirjastamiseks e-posti teel ühele ja siis järgmisele osapoolele allkirjastamiseks. Sama mugav on see ka allkirjastajatele – ei ole vajadust katkestada oma pooleliolevaid toiminguid, et tegeleda postkasti jõudnud allkirja ootava dokumendiga. Lisatud osapooled saavad mugavalt dokumendi sisuga tutvuda, selle allkirjastada sobiva vahendiga ning jätkata pooleliolevate tegevustega. Dokumendid on alati kättesaadavad, aga samas turvaliselt hoitud. 

Seadusele vastavus. Oluliste dokumentide puhul on tähtis, kes sellele juurdepääsu omavad ja vältima peab olukorda, kus dokument satub asjasse mittepuutuvate inimeste silme alla. Lisaks turvalisele võimalusele dokumentide kinnitamiseks, allkirjastamiseks ja vaatamiseks, on asjakohane ka dokumentide tegevuste logi, kust näeb detailselt kes, millal ja mis toimingu dokumendiga tegi. 

Riskide maandamine. Dokumentidele allkirjade kogumine e-posti vahendusel tekitab ebavajalikke riske, kuna puudub kontroll selle üle, kes osapoolte e-kirjadele ligipääsu omab. Samuti on keerukas sel viisil kontrollida protsessi käiku, kuivõrd puudub ülevaade e-kirja teel edastatud dokumendi staatusest. 

Usalduse suurendamine. Kasutades digitaalsete dokumentide puhul nende päritolu ja terviklikkuse kinnitamiseks e-Templit, väldid võimalust, et dokumendi sisu vahepeal muudetakse. See suurendab usaldusväärsust nii asutusesiseselt kui ka välistele osapooltele. 

Milliseid seadusest tulenevaid dokumente saab digitaalselt hallata? 

Õigusosakond tegeleb väga mitmekülgsete dokumentidega, sealhulgas sellistega, mis sisaldavad väga tundlikku informatsiooni ning allkirjastavad osapooled on hõivatud tipptöötajad. Kasutades kinnituste ja allkirjade kogumiseks mugavat lahendust kogud allkirju kiiremini, sest ka kinnitav või allkirjastav osapool saab toimingud teha kiiresti ja mugavalt, võtmata selleks eraldi aega, et manuaalselt dokumente postkastist otsida, neid allkirjastada ning taas õigele saajale tagasi saata.

Thompson Reutersi koostatud Legal Tracker LDO Index näitab, et õigusosakondades on just dokumendihaldus (20%), lepingute elutsükli haldus (18%) ja õigusliku töövoo automatiseerimine (15%) valdkonnad, mille puhul õigusosakonnad otsivad võimalusi digitaalselt protsessi parendada. Kaasaegsed digiallkirjastamise lahendused sobivad siin väga hästi, kuna kasutada saab neid kõigi osakonna dokumentide kiiremaks, mugavamaks ja samaaegselt turvalisemaks halduseks. 

Esimese sammuna peaks kõik senini veel füüsilisel paberil olevad protsessid digitaliseerima. Siiski pole mõtet valida tänaseks juba vananenud lahendusi hallates allkirjastamist e-posti teel, vaid leida kohe ka digiallkirjade mugavaks ja turvaliseks kogumiseks sobilik keskkond, mis vastab kõigile sinu esitatud nõuetele.

Kaasaegse digiallkirjastamise lahendusega saab lahendada kõigi dokumentide digiallkirjastamise – volitused, aktsionäride lepingud, partnerluslepingud, konfidentsaalsuslepingud, organisatsiooni sisesed dokumendid, töösuhteid reguleerivad dokumendid, juhatuse nõusolekud, erinevad registreerimised, arengukavad, tarnijalepingud, hankelepingud.

Kuidas näeb välja kaasaegne dokumendi digiallkirjastamise protsess? 

Dokumentide allkirjastamine on pahatihti üks aeganõudvamaid protsesse asutustes nõudes samal ajal töötajate täit tähelepanu ning jälgimist. Dokobiti portaali abil on iga etapp allkirjastamisest lihtne kõigile osapooltele, samal ajal alati reaalajas jälgitav. Dokumendile kinnituste ja allkirjade saamine Dokobit portaali abil koosneb vaid kolmest lihtsast sammust. 

Esiteks pead dokumendi, millele kinnitusi ja allkirju soovid, portaali üles laadima ning jagama vajalike osapooltega. Saad siin mugavalt lisada asutuse e-templi, kinnitamaks dokumendi päritolu ning andmete õigsust. Lisatud osapooled saavad kohe teavituse, et neile on jagatud dokument ning nad saavad selle avada eelnevalt end autentides (juhul, kui oled selle vajaduse dokumendile määranud). 

Osapooled saavad dokumendi sisuga tutvuda ilma, et nad peaksid dokumendi oma seadmesse alla laadima ning seejärel kinnitavad või allkirjastavad dokumendi endale mugavaima digiidentiteedi vahendiga vaid mõne sekundiga. Sina saad kogu protsessi vältel dokumendi elutsüklit ning sellega toimunud tegevusi tegevuslogist jälgida ning kui töövood on lõppenud, saadab portaal automaatse teavituse. 

Puudub vajadus kinnitamise ja allkirjastamise töövoo vältel vahetada e-kirju, manuaalselt dokumenti kuhugi edastada või muul moel kulutada oma aega administratiivseteks ülesanneteks. Kaasaegne tehnoloogia võimaldab vabaneda tüütutest manuaalsetest ülesannetest ning suurendab seeläbi tööga rahulolu. 

Loodetavasti pani käesolev artikkel mõtlema, kuidas rakendada automatiseeritud digiallkirjastamise protsessi ning oled valmis valima endale sobiva digiallkirjastamise lahenduse. 

Kui soovite rohkem informatsiooni Dokobiti digiallkirjastamise lahenduste kohta, võta ühendust aadressil kasutajatugi@dokobit.com ning aitame leida sobivaima digiallkirjastamise lahenduse.