Äriprotsesside digitaliseerimine on hoo sisse saanud. Pandeemia alguses alanud dokumentide digiallkirjastamiseks edastamine digiallkirjastamise portaali vahendusel on saavutanud tohutu populaarsuse.
Igal aastal kahe- või isegi kolmekordistuvad digiallkirjastamise portaali vahendusel allkirjastatud dokumentide mahud. Kaasaegsete lahenduste kasutamine digitaalsel allkirjastamisel on muutumas trendiks ja võimaldab ettevõtetel säästa nii aega kui raha.
Digiallkirjastatud dokumentide arv on suurenenud lausa 160 protsenti
Digitaliseerimine aitab kaasa jätkusuutlikkuse kasvule, kuid me kõik mõistame, et selleks, et digitaliseerimine oleks jätkusuutlikkuse tõukejõud, tuleb seda aktiivselt juhtida. Ärgem unustagem, et digitaliseerimisprotsesside planeerimisse ja elluviimisse on kaasatud ettevõtte töötajad, tarnijad, kliendid ja äripartnerid – protsessid on jätkusuutlikumad koostöös mitte üksi pingutades.
“Hindame, et möödunud aasta 11 kuuga allkirjastati Balti riikides dokumente elektrooniliselt enam kui poolteist korda sagedamini kui eelmisel aastal samal perioodil. Säästeti 9 684 221 paberilehte, mis on umbes 152 tuhat kilogrammi puitu, hinnanguliselt 1200 puud. Ja kõik see tänu dokumentide digitaalsele allkirjastamisele,” jagab Dokobiti esindaja Eestis Katri Lindau.
Lindau märgib, et nõudluse suurenemise taga on ka need ettevõtted, kes on juba ka varasemalt dokumentide digiallkirjastamiseks jagamisel kasutanud digiallkirjastamise portaali teenuseid ja kuigi sellistele ettevõtetele ei ole digitaalne allkiri uus lahendus, kasvas nimetatud perioodil digiallkirjastamise portaali kasutus märgatavalt. Seda lihtsal põhjusel – kui varem kasutati portaali edastamaks dokumente digiallkirjastamiseks peamiselt klientidele pakkumaks neile paremat kliendikogemust ja samal ajal säästes aega, siis nüüd tekkis vajadus kasutada digiallkirjastamise portaali ka ettevõttesiseselt ning ka dokumentide allkirjastamiseks tarnijatega.
Teine osa ettevõtetest kasutas varasemalt paberite füüsilist käsikirjalist allkirjastamist. Enamasti oli tegemist asutustega, kus kliendid külastasid reaalselt teenindusosakonda või toimetati dokumendid klientidele allkirjastamiseks kätte. Kontaktide vähendamise vajadus ei muutnud vajadust dokumentide allkirjastamiseks. Seda kinnitab ka kasutusstatistika – 2021. aasta 11 kuu jooksul kasvas Balti riikides digiallkirjastamise portaali vahendusel kogutud digiallkirjade hulk võrreldes 2020. aasta sama perioodiga ligi 2 korda.
Dokumentide digiallkirjastamine tähendab mugavat kaugligipääsu
Mõnda aega on olnud peaaegu võimatu füüsiliselt asju ajada, mistõttu pole üllatav, et digivahendite kasutamise statistika on pandeemia taustal hüppeliselt tõusnud. Mida kauem me elame situatsioonis, kus füüsilised kontaktid on piiratud, seda tugevamalt kinnistub uueks standardiks protsesside digitaliseerimine – ilmselgelt on see mugavam, jätkusuutlikum, samaaegselt aega ja kulu kokkuhoidev mudel.
Digiallkirjastamise portaalile on ligipääs ka distantsilt ning olenemata kellaajast saab saabunud dokumendi allkirjastada mugavalt näiteks Smart-ID vahendusel. Ka Smart-ID populaarsus suureneb ühe peamise dokumentide allkirjastamise vahendina endiselt kiiresti. Möödunud aasta 11 kuuga on just Smart-ID rakendust kasutades allkirjastatud dokumente ligi kolm ja pool korda enam kui eelmisel aastal samal perioodil.
Teine populaarne dokumentide allkirjastamise viis Mobiil-ID ei jää samuti kaugele maha. Mobiil-ID kasutamine dokumentide allkirjastamiseks on enam kui kahekordistunud möödunud aasta 11 kuuga võrreldes 2020. aasta sama perioodiga.
Digiallkirjastamise lahenduse pakkuja: kuidas valida?
Ettevõtete jaoks võib protsesside digitaliseerimine tekitada palju peavalu. Selle vältimiseks tuleks tähelepanu pöörata teenuse olulistele aspektidele: turvalisus, jätkusuutlikkus, kasutuse lihtsus, võimalikud lisatingimused.
Katri Lindau sõnul tuleks valiku tegemisel üle vaadata kõige lihtsam kontrollnimekiri. Näiteks tasub uurida, kas pakkuja tagab teenuse katkematu kättesaadavuse, kas lahendus võimaldab luua ja valideerida kvalifitseeritud e-allkirju ehk allkirju, mis vastavad Euroopas elektroonilise allkirja kasutamist reguleeriva eIDAS määruse nõuetele. Samuti kas pakkuja enda sisemised süsteemid ja äriprotsessid vastavad rahvusvaheliselt tunnustatud infoturbe juhtimise standarditele?
Jälgima peab, kas vajalikke allkirjastatud dokumentide formaate ja dokumentide suuruseid toetatakse, kas erinevaid toetatud allkirjastamise vahendeid ja täiendavaid dokumendihaldusvõimalusi on piisavalt, kas allkirjastamisel moodustatakse ja lisatakse dokumendile kvalifitseeritud ajatempel. Kui neile küsimustele saab vastata jaatavalt, näib, et leitud on usaldusväärne digiallkirjastamise lahenduse pakkuja.
Vaata kontrollnimekirja täpsemalt SIIT.
Viimased aastad on toonud palju ootamatusi
Paar viimast aastat on ettevõtete jaoks olnud tõeline ootamatuste jada – paljud on pidanud kiirustama oma teenuste kolimisega digiruumi, teised digitaliseerima oma igapäevaseid protsesse kiiremini ja suuremas mahus kui ehk planeeritud. Sealjuures protsesside digitaliseerimine mitte ainult ei kogu hoogu, vaid on muutumas igapäevaseks ja kliendid peavad seda iseenesestmõistetavaks.
Siiski, nagu iga põhimõttelise muudatuse puhul ettevõtte toimimises, tuleb protsesside digitaliseerimine läbi viia strateegiliselt. See tähendab esmalt oma vajaduste täpsustamist, turu arengute mõistmist ja parimate alternatiivide leidmist, mis toovad kasu teie ettevõtte kõige olulisematele inimestele – klientidele.
Digitehnoloogiad võivad toetada säästvat arengut ja avada paljudes valdkondades kasutamata potentsiaali. Kasvavad numbrid vaid kinnitavad seda: digimuutusel on suur positiivne mõju ettevõtlusele ning selle mõju tootlikkusele ja kvaliteedile lisab väärtust ka teenusele.
