Advokaadibüroo KPMG Law vandeadvokaat Liisi Kents ja Lighthouse Eesti juhtiv andmeteadlane Raul Nugis kirjutavad eduka personalipoliitika ja tõhusast töö planeerimisest. Nad selgitavad, mis on töötaja normtunnid ja kuidas neid arvutada. 

Eduka personalipoliitika vaieldamatuks eelduseks on tõhus töö planeerimine, eriti graafikute alusel töötamise korral, eesmärgiga suurendada töötajate produktiivset tööaega. Tõhus töö planeerimine nõuab aga võimet töövoogu prognoosida – mida täpsem on prognoos ja sellele vastavad tööajagraafikud, seda parem nii tööandjale kui ka töötajale. 

Ometi on lisaks täpsele töövoo prognoosile veel üks aspekt, millele tööandjad efektiivsust silmas pidades summeeritud tööaja korral tähelepanu pöörama peaksid. See on töötaja normtundide arvestus, täpsemalt arvutusmeetodid, kuidas töötajate töötasu aluseks olevad normtunnid leitakse.

Erinevad arvutusmeetodid normtundide leidmiseks

Kuigi Eesti seadused töötaja normtundide arvutamiseks selgeid juhiseid ei anna, on personalivaldkonnas aja jooksul välja kujunenud kindlad suunised. Nii on igale personalitöötajale teada see lihtne ja loogiline valem, et kui töötaja ootamatult puudub tööajagraafikus talle määratud tööpäevadel, siis võetakse töötaja normtundidest maha töötaja haiguslehe või puhkuse aja sisse jäävate graafikujärgsete tööpäevade töötunnid. 

Hoopis segasem on aga lugu neil juhtudel, kui tööajagraafikusse märgitakse juba teadaolev planeeritud puudumine. Kirjeldatud puudumise korral sobiva arvutusmeetodi otsimisel võib kohata erinevaid lähenemisi. 

Täna internetis kättesaadavate juhiste pinnalt nähtub valdavalt, et planeeritud puudumiste korral tuleb lahutada töötaja vastava kuu normtundidest haiguslehe või puhkuse aja sisse jäävate kalendaarsete tööpäevade (s.o E-R) töötunnid. Näiteks kui töötaja töötab täistööajaga ning puudub kahel kalendaarsel tööpäeval, näiteks neljapäeval ja reedel, siis normtundidest tuleb maha arvestada 2 tööpäeva x 8 tundi = 16 töötundi.

See tähendab, et nädalavahetusele planeeritud puudumise korral tööajanormi ei vähendata. Samas võib kohtulahendites ning praktilises elus kohata ka teistsuguseid lähenemisi. Näiteks on kohus ühes vaidluses leidnud, et kalendripäevades arvestatava puhkuse andmisel on võimalik kuu lõikes normtöötundidest maha arvata vaid sellises ulatuses töötunde, mis vastavad kuu lõikes kõigi kalendripäevade keskmise töötundide arvu ja puhkusel viibitud päevade arvu korrutisele. Seega, kui töötaja puhkab näiteks 2022. aasta jaanuaris seitse päeva, siis norm väheneb 168/31*7=37,9 tunni võrra.

Kuigi viidatud kohtulahendis kuulus kohaldamisele avaliku teenistuse seadus, ei näi nimetatud

erisus olevat siiski teistsuguse arvutuskäigu põhjendamiseks piisav.

Erinevate arvutusmeetodite rakendamise rahaline mõju

Kuigi täna puudub praktikas selge arusaam, milline eelnevatest arvutusmeetoditest on õige ja miks, võib arvutusmeetodite valik peita endas olulist rahalist mõju. Töötaja normtundide arvutamise meetodi valikust tingitud rahaline mõju on enim tuntav tööandjate puhul, kel on graafiku alusel töötavaid töötajaid palju.

Selleks, et võrrelda erinevate arvutumeetodite rakendamisega kaasnevat rahalist mõju, on KPMG välja töötanud töötasu maksmise aluseks oleva normtunde analüüsiva algoritmi. 

Algoritmi näol on tegemist praktilise tööriistaga, mis on võimeline töötama ettevõtja töötajate ja töögraafikute andmestikega. Erinevate arvutusmeetodite mõju on kõige näitlikum, kui alternatiivid kajastavad terve ettevõtte, hea aga kui kõigi vahetustega töötajate töögraafikuid pikema aja jooksul. Ideaalne mõõtmisperiood on finantsaasta. See võimaldab esitleda alternatiive koos nende finantsmõjudega.

Vaja läheb:

I) alternatiivi(de) põhimõtete kirjeldamist, mille üheks näiteks võib olla eespool kirjeldatud

planeeritud puhkuste arvestamismeetodid;

II) detailsemat reeglite kirjeldust kõikidele konkreetsetele olukordadele alternatiivide seas –

kuidas vahetustega töötavate tööaega ja tööaja maksumust arvestada;

III) riskihinnangut selle kohta, kas reeglid ja kokkulepped vastavad vähemalt riiklikule

regulatsioonile, kehtivatele lepingutele (või eeldavad nende muutmist), headele tavadele

ning ettevõtte personalipoliitikale;

IV) struktureeritud andmestikku (näiteks suurt tabelit) töötajate seniste tööajagraafikute ja

töötatud tööaegadega – aru saamaks organisatsioonile omastest puudumistest,

töökoormuse intensiivsusest, töötajate liikuvusest ja teistest teguritest;

V) töötajate palgaandmestikku ja töötajate identifikaatoreid, sõltuvalt keskkonnast

soovitavalt koos anonümiseerimislahendusega (isikuandmed!)

Andmete kogumise järel jooksutatakse need alternatiivseid lähenemisi arvesse võttes läbi

reeglitel põhineva algoritmi (rule based algoritm) ja genereeritakse tulemid, mis kajastavad

alternatiivsete arvutumeetodite kasutamise mõjusid finantsaastale.

Tulemid ja riskid

Eespool kirjeldatust nähtuvalt on meie eesmärgiks pakkuda organisatsioonidele, kus töö toimub graafikute alusel, võimalust võrrelda alternatiivsete arvutusmeetodite rahalist mõju ning kaaluda vajadusel seniste lahenduste korrigeerimist (data driven decision).

Kirjeldatud lähenemisviis ei ole veel mudelipõhine optimeerimine, kuid on next best step Exceli tabeltöötlusele, millega optimeerimiseesmärke tavaliselt ei saavutata. Esmase tõhususe saavutamiseks oleks kirjeldatud algoritmiline optimeerimine kõige mugavam esimene samm, mis on võimeline andma vastuseid sellele, millised on erinevate arvutusmeetodite plussid ja miinused.

Kuigi töötaja normtundide arvutamise praktikas esineb jätkuvalt erinevaid lähenemisi ja vastuolulisi suuniseid, kätkeb töölepingu seadus siiski summeeritud tööaja osas ka mitmeid muid regulatsioone, millest tööandja kõrvale kalduda ei tohi. Nimetatud põhjusel soovitame

tööajaarvestuse reeglite loomisel, kontrollimisel või muutmisel kindlasti eelnevalt nõu pidada

personalispetsialisti või tööõiguse asjatundjaga.