KPMG äriblogi

Lihtne näide, kuidas Eesti ettevõte säästis robotite abil hulga aega ja töötajate närve

KPMG andmeteadlase Raul Nugise sõnul säästeti tagasihoidliku hinnangu järgi Flexa Eestis tänu protsesside automatiseerimisele kogu raamatupidamisosakonna tööajast veerandi jagu. Märgiline on see, et sääst tuleb töö hulgast, mis on kõige tüütum.Foto: KPMG

Ärimaailmas tuleb ettevõtetel uute tehnoloogiatega kohaneda mitte trendikuse, vaid konkurentsi tõttu. Kui üks ettevõte suudab tehnoloogiat enda kasuks rakendada nii, et sellest vähenevad firma kulud või suureneb efektiivsus, siis annab see firmale suure eelise konkurentide ees.

Nõustamisettevõttena pakub KPMG väga laia valikut erinevaid teenuseid, alates auditist, õigusabist ja raamatupidamisest kuni küberturvalisuse ja andmeanalüütika ning automatiseerimiseni välja. Näiteks võib tulla KPMG juurde sooviga olemasolevaid andmeid nutikamalt ära kasutada ja lihtsamaid protsesse automatiseerides oma kulusid vähendada. 

Sellise sooviga pöördus KPMG poole ka lastemööbli tootmisega tegeleva Flexa Eesti esindaja, kelle jaoks oli oluline leida üles kohad, kust oleks võimalik tööaega säästa. Flexaga töötanud KPMG juhtiva andmeteadlase Raul Nugise sõnul algab nõustamine alati kliendiga kohtumisest, mille käigus pannakse paika, mida analüüsima hakatakse.

“Alustasime sellest, et kaardistasime tööprotsessid eesmärgiga leida üles need, kus rutiinset manuaalset tööd on kõige rohkem,” ütles Flexa Eesti juhatuse liige Mall Bakler. 

Üheskoos arutleti läbi 18 protsessi – töö hõlmas nii protsesside kirjeldusi, ajakulu hindamist kui kommentaaride tegemist – mille seast valiti välja neli prioriteetsemat. “Piloodiks sai arvete kinnitamine ning sisestamine, mis ka edukalt koostöös KPMG-ga tehtud sai,” sõnas ta.

Inimene ei pea kõike ise tegema

Raul Nugis rääkis, et kui ülevaade protsessidest ja nende võimalikest lahendustest on loodud, siis järgmine samm on juba see, et KPMG arendaja läheb ja arendab asja valmis. Flexa puhul oli arenduse tulemuseks server, mis host’ib robotifarmi. 

Selle tulemusena vastutavad nüüd mitmete tööprotsesside eest, kus varem oli vaja inimese sekkumist, hoopis RPA (ingl k robotic process automation) robotid. “Üks robot aitab teha arvete kontrolli ja kooskõlastust, menetleb sissetulevaid andmeid, suunab need kooskõlastusringile, jaotab osakondade vahel ja lõpuks sisestab kontrollitud ja jaotatud kuludega infosüsteemi,” tõi Nugis näiteks.

Nendes andmesüsteemides tuhlamine ei ole inimese jaoks lihtne töö, kuna sisuliselt on tegu andmesisestustööga. Robot vabastab firma finants- ja raamatupidamistöötajad sellistest ülesannetest, et nad saaksid tegeleda juba keerulisemate töödega, mida ei saa robotile delegeerida.

“Võidame ka töö kvaliteedis – tekib vähem vigu, sest robot ei tee “näpukaid”, mida pärast otsima ja parandama peab ning mis tähendab täiendavat ajakulu,” rääkis Bakler.

Kui varem pidi täpselt sama tööd tegema inimene, siis nüüd saab ta tegeleda ülesannetega, mis vajavad rohkem loovat lähenemist ega piirdu andmete töötlemisega. See tähendab ettevõtjale ajalist võitu ning vabastab tihtipeale ühtlasi töötajad tüütutest aeganõudvatest ülesannetest.

Robot suudab täita mitmeid eri ülesandeid

Nugis toob positiivsena välja ka asjaolu, et säärase arenduse kulu on reeglina üpris väike ning RPA robotid on reeglina odavad. Vastupidiselt tööstusrobotitele on need tarkvararobotid. “Põhjus, miks me neid lihtsalt tarkvaraks ei nimeta, on lihtne – kasutajakontode alt opereerides on nende tegevus äravahetamiseni sarnane inimesega. Nad kasutavad programme, kopeerivad ja kleebivad andmeid, sulgevad ja avavad teisi programme,” selgitas Nugis.

Ühtlasi on RPA robotid võimelised liidestuma ilma olemasoleva liidestuse ehk API-ta. Kui liides on olemas, siis saab saab robot infosüsteemi backend’ist, näiteks mõnest andmebaasist, vaikselt andmeid sisse võtta ja neid kuvada. Ilma liidestuseta kasutab robot aga iseseisvalt front-end’i, nagu inimenegi.

Andmeteadlane rääkis, et robot vajutab ise vajalikke nuppe ja saab andmed nõnda kätte. Ta tõi näiteks kinnisvaraportaali, kuhu kinnisvaramaaklerid saavad kuulutusi üles laadida. “Kujutame ette, et sellel ei ole avalikku liidestust. Kui see on tehniliselt võimalik – pole robotivastast süsteemi (näiteks CAPTCHA-t) – siis võib roboti abil võtta kasvõi 500 kuulutust ja lasta need üles riputada, ilma et ükski maakler peaks ise seda tööd tegema.”

Vastavalt vajadusele saab liidestuse lasta ka seadistada – see on klassikalise tarkvaraarenduse tee – mis on küll mõnevõrra kulukam. Seetõttu on oluline võrrelda erinevate lahenduste kulusid ja pöörata kogu automatiseerimise juures tähelepanu ka sellele, et kasutegurit oleks võimalik mõõta.

Flexas on tänu KPMG-le täna “tööl” ka üks teine RPA bot – kvaliteedi raporteerimise robot. Tootmisettevõttes peavad töötajad sageli manuaalselt kontrollima üle sissetulnud materjalid ehk tootmissisendi. 

Kuidas see käib? Nugis selgitas, et välja õpetatud töötajad käivad ladudes, teevad mõned pakid lahti, kontrollivad sisendi kvaliteeti ja panevad selle kirja. Selle põhjal koostavad nad tabelid, aga sealt edasi hoolitseb andmete eest juba robot – koostab aruanded, kontrollib ja saadab need edasi.

Aeg-ajalt lülitub Flexas sisse ka kolmas, regulatiivse tehnoloogia ehk regtech robot, ja kontrollib üle erinevate andmete ja protsesside vastavused standartitele ja õigusaktidele.

Säästetud aeg pole tihtipeale ainuke kasutegur

KPMG tagasihoidlikul hinnangul säästeti tänu protsesside automatiseerimisele Flexas kogu raamatupidamisosakonna tööajast veerandi jagu. “Märgiline on see, et sääst tuleb töö hulgast, mis on kõige tüütum. Sageli küsitakse, et kas automatiseerimine töökohtasid ei kaota, aga tegelikult võiks küsida ka seda, millist tööd inimene üldse teha tahab?” tõi Nugis välja.

Ka Flexa juhatuse liige Mall Bakler kinnitab, et säästu saab mõõta võidetud tööajas. 

Ta täpsustas, et kuna Flexa Eestil on kaks tehast ja raamatupidamisosakond asub ühes neist, saab tänu robotile operatiivselt ülevaate, millises järgus ja kelle käes kinnitamist vajav arve asub. See omakorda aitab kaasa sujuvamale kuu lõpetamise protseduurile. Sääst tuleb ka kõrvalkulude arvelt nagu paber, tembeldamine, printimine ja kõik see, mis arvete arhiveerimisega seondub.

Töötajate jaoks on ajalisest võidust suurem aga sageli hoopis see, et enam ei pea tüütuid ülesandeid ise tegema ning selle asemel saab tegeleda sisulisemate asjadega. 

“Kõik me soovime, et töö oleks huvitav ja vaheldust pakkuv. Korduvate ja aeganõudvate manuaalsete tegevuste usaldamine robotile,  et töötajatel tekiks rohkem aega lisandväärtust loovate tegevuste jaoks tagab suurema rahulolu oma tööga ning seeläbi ollakse lojaalsemad oma tööandjale,” lõpetas Bakler.

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.