Pilveteenustes saab dokumendid salvestada pilve ühekordselt ning liigutada kirjavahetuses või vestlustes vaid linke. Muudatused säilivad, igaüks saab pilve salvestatud dokumendist vaadata viimast versiooni ning vajadusel ka kõiki tehtud muudatusi. Segadust on lõppkokkuvõttes tunduvalt vähem ja selgust rohkem. Pilves on dokumendid alati kõigile asjasse pühendatutele saadaval nii kontoris kui kodus või reisil olles.

2. Uusi teenuseid saab töötajatele jagada kohe ja kontorisse minemata

Kui mõni töötaja pole varem kasutanud Teamsi, Zoomi või mõnda majandustarkvara, siis ei pea seda töötajat arvutiga kontorisse kutsuma, et talle vajalik programm installida. Samuti saab administraator oma kodust lihtsalt kasutaja õigusi seadistada nii, et töötaja võiks oma koduarvutist vajalikule töörakendusele turvaliselt ligi pääseda. Õigusi saab anda nii uute tööülesannete jaoks vajalikele andmetele ja töövahenditele kui ka lihtsalt suurendada kettaruumi, kus inimene oma andmeid hoiab. Kui maht saab täis, ei pea hakkama arvutil kõvaketast suurema vastu vahetama, vaid pilveteenuses lihtsalt suurendatakse kasutaja jaoks saadaolevaid ressursse.

3. Kiire kasv pole probleemiks – kõik ressursid on alati saadaval

Kui teenuse eest vastutab teenusepakkuja, siis tagab ta alati, et isegi väga kiire mahtude kasvamisega oleks vaba ressurss alati olemas. Eriti on see vajalik kiirelt laienevatele ettevõtetele ja idufirmadele – kunagi ei tea, mis hetkel saabub läbimurre ja millal firma teenused muutuvad nii populaarseks, et kohapealne server enam ära teenindada ei jõua. Siis pole enam aega kontorisse servereid juurde osta, vaid tuleb kiirelt tegutseda ning teenusepakkujalt kohe mahtusid juurde küsida. Tavaliselt käib see minutitega ning äri ei pea vahepeal seisma jääma. Paindlik pilveteenus, kui see kasutab ülemaailmset ressurssi, lubab kiirelt juurde saada praktiliselt piiramatuid mahtusid. Kui aga vajadus nende järele lõpeb, siis ei pea muretsema kontorisse ostetud riistvara pärast, sest seda ei pidanudki pilveteenuse puhul endale ostma – teenusepakkuja lihtsalt vähendab saadaolevaid ressursse ja võtab edaspidi selle võrra väiksemat teenustasu.

4. Küberturvalisusest on parem ülevaade ja kasutusel on uusimad tööriistad

Ühelt poolt andis pandeemia juurde turvariske kodukontorite näol, teiselt poolt aga saab pilveteenustega seda riski nüüd hoopis paremini kontrolli all hoida. Kui töötajad kolisid koju, siis kadus ettevõtte kaitsev sisevõrk ja nad võivad olla lihtsamini rünnatavad. Samas on võimalik ka kodutöökohad üle krüpteeritud sidekanalite pealtkuulamiskindlalt kontori sisevõrguga ühendada, kasutada küberturvalisuse pilveteenuseid kõigi töökohtade kaitsmiseks ning saada ühest kohast ülevaadet kogu ettevõtte kaitse olukorrast. Paljud tuntud pilveteenused pakuvad turvahaldust, mis kasutab tehisintellekti uusimate rünnete tuvastamiseks ja taustal on saadaval ka parimate turvaekspertide abi võimalike tuntud rünnete korral. Oma majas ei pea viimaste ohtude kohta teadmisi hoidma, sellest on teadlik teenusepakkuja.

5. Klienditeenindus ja kliendihaldus on võimalik veel paindlikumalt

Kui traditsioonilise lahendusena käis klienditeenindus kontorist ning ööpäevaringsetel teenustel vahetustega kohale tulevate töötajate abiga, siis pilveteenus, mis pakub kliendivestlusi, kliendihaldust ja müügivahendeid, ei pea olema enam kontoriga seotud. Eriti mugav on see just vahetustega töötajatele, sest telefoni- või Chat´i tuge saab pakkuda ka kodust ja pole vaja öösel kuhugi liikuma hakata.

Ka klienditeeninduse lahendustega on võimalik pilveteenuses saavutada kiire mastaabiefekt. Näiteks saab suunata osa teenindust juturobotite ja automaatvastajate juurde, mis siis vastavalt vajadusele selekteerivad välja ebatüüpilisemad pöördumised, millel pole standardvastust ja saadavad need edasi inimeste lahendada. See aitab kokku hoida nii aega kui tööjõukulu ning lubab väga kiirelt mahtusid suurendada, kui mingil põhjusel peaks korraga palju pöördumisi sarnaste küsimustega tulema.

6. Kaugtöö on sama efektiivne, kui kontoritöökohal, kuid töötajale mugavam

Iseenesest on võimalik juba enamus kontoritööd kodust ära teha, kui vaid üksikud spetsiifilisemad ülesanded välja arvata. Kui tegemist pole just 4K video või mahuka fototöötlusega või muu sarnase tegevusega, siis kodutööl saab kõige nõudlikumatel juhtudel lõpuks luua otseühenduse oma töökoha masinaga, kasutades kaugtöö vahendeid. Tööl võib luua näiteks virtuaalse töölaua serverisse, mis kasutaja jaoks on justnagu kontoriarvuti, kuid tegelikult edastatakse kodu ja kontori vahel vaid klahvivajutusi-hiireliigutusi ja ekraanipilte, võimsat riistvara ei pea töötaja koju vedama. Samas on võimalik pilveteenustest kasutada pea kõiki kontoritarkvara rakendusi ning aina enam ka spetsiifilisemate programmide veebiversioone. Näiteks raamatupidamistarkvara või e-posti saatmine on juba väga laialt veebist kättesaadav ning arvutis vastava programmi puudumine pole enam probleem.

7. Digitaliseerimise kiirenemine

Kui ettevõttes on digitaliseerimine veninud üle kivide ja kändude, siis virtuaalkoosolekute, kaugelt dokumentide haldamise ja kodutöökohtadega see kindlasti kiireneb. Juba päris suures hulgas ettevõtetes on avastatud, et COVID-19 on nende seni parim digitaliseerija, mis on aidanud tööprotsessid arvutitesse viia ja äri automatiseerida. Vanad lahendused, mida ei saa koju kaasa võtta, on tulnud kiiresti asendada uute ja pilvepõhistega.

Ilmselt jätkub see trend ka peale pandeemiat, sest olukord on sundinud paljusid pilveteenustega alustama kiiremini, kui võib-olla alguses plaaniti. Gartneri statistika näitab, et alates eelmise aasta kevadest on huvi pilveteenuste vastu plahvatuslikult kasvanud.