IT-teenuste sisseostust ning sellest, millist väärtust loob partnerite kaasamine ettevõtetele, kirjutab CGI Eesti ärilahenduste divisjoni juht Martin Hunt.
Minu kaks kümnendit IT-sektoris on ühtpidi pikk aeg, kuid mitmed fundamentaalsed küsimused on jäänud samaks. Neist üks olulisemaid – millised on mõistlikud põhimõtted IT-organisatsiooni ülesehitamisel ja partnerlussuhete juhtimisel. Kas infotehnoloogia ja äri järjest suurem läbipõimumine tähendab ka võrdelisel määral suurenevat IT-osakonda?
Olles varasemalt töötanud mitmes ettevõttesiseses IT-üksuses, olen lähedalt näinud ja kogenud IT-osakonnale antavate ülesannete ja ootuste järjepidevat kasvamist ja kuhjumist. Ühtelt poolt põhjustab seda kiiresti muutuv ärikeskkond, teiselt poolt välised tegurid, nagu regulatsioonid, keskkonnanõuded, energia- ja julgeolekupoliitika ning üleüldine olukord maailmamajanduses. Kõik see vajab võimekust kiiresti reageerida, sest pikki eelhoiatusi reeglina ei eelne. Konkurentsis püsib ja konkurentsieelise saavutab vaid kiire kohaneja.
Üheks meetmeks on neil puhkudel olnud toetumine partneritele. Olles nüüdseks teenusepakkuja CGI-s, näen võimalusi panustada ettevõtete IT ja äri arengusse veelgi enam, kui tellija poolt vaadatuna esmapilgul võimalik paistab. Selle tulemusena saavad ettevõtted senisest enam keskenduda enda põhitegevusele. Partnerlus loob aluse uuteks ideedeks, innovatsiooniks ning aitab muuhulgas säästa kuludelt.
Iga kingsepp jäägu oma liistude juurde
Teada-tuntud on tõde, et tootlikkuse kasv tugineb tänapäeval tehnoloogiale ja digitaliseerimisele. Igal organisatsioonil on lisaks traditsioonilistele finantsnäitajatele tulemusmõõdikud, mille alusel efektiivsust ja tulemuslikkust hinnatakse.
Universaalselt oluline on jälgida ja juhtida tootmisjäägi ja toomispraagi ajas vähenemist, turustatava tooteni jõudmiseks kuluvat aega (time to market) ning üleüldist võimekust ühes ajaühikus rohkem ära teha. Kõige selle juures tuleb säilitada ja kasvatada klientide rahulolu pakutava teenuse või tootega. Lisame siia veel asjaolu, et inimtööjõudu on ja jääb ka edaspidi üha rohkem puudu, mistõttu masinate ja tehnoloogia poole pöördumine on vältimatu. Samuti on maailm muutunud üha keerukamaks ja raskemini ette ennustatavaks.
Ettevõtjate ja juhtide töölaual on üha kriitilisema tähtsusega küsimus, kus on organisatsiooni fookus ja milline on peamine tegevusvaldkond. Tänapäeval tavatsetakse öelda, et sisuliselt iga ettevõte on (info)tehnoloogiaettevõte, kuigi põhitegevus ja peamine kompetents ei pruugi seisneda infotehnoloogias ja selle rakendusvõimalustes.
Lõpptulemusena võib küsida, kas igapäevaselt keskendutakse ikka enim sellele, kuidas ja millises suunas arendada oma äri, või pigem argisematele infotehnoloogilistele väljakutsetele?
Ettevõte on nii paindlik kui tema IT-üksus
Ettevõtted on täpselt nii kohanemisvõimelised ja paindlikud (agiilsed), kui on nende IT-üksused. IT-d ei saa teha “natuke” – kui juba teed, peab sul olema IT-taristu, tagatud küberturvalisus ja üleüldine tehnoloogiline ajakohasus, tuleb olla valmis kiiresti täitma äripoole mistahes soove. Ilmselt on üks korduvamaid küsimusi IT-osakonnale praegusel ajal ka see, et mis on tehisintellekt ja kuidas seda enda äri ja klientide hüvanguks tööle panna. Kui kõik eespool nimetatu pole ettevõtte põhitegevus, on seda võimekust ajas üha raskem luua ja hoida.
Igal aastal küsitleme CGI-s tippjuhte üle maailma, et mõista paremini nende hoiakuid ja määratleda trende erinevates ärivaldkondades. 2023. aastal andis oma sisendi 1764 tippjuhti. 92 protsendil neist on olemas digimuudatuste strateegia, kuid vaid 56 protsendil vastanutest on olemas ka selle elluviimist toetav operatiivstrateegia ning 61 protsenti ei oleks täna valmis digimuudatuste strateegia elluviimiseks.
Siis tulebki endalt küsida, kas see on ettevõtte põhitegevus, ja kui mitte, siis kas ja mil määral oleks seda mõistlik delegeerimisega väljastpoolt sisse osta. Usaldada need küsimused ekspertidele ja spetsialistidele, kelle jaoks on IT peamine tegevus- ja ärivaldkond. See annab võimaluse säästa kulusid, tagada kiirus, paindlikkus ning operatiivne reageerimisvõime muudatustele. Lisaks kaasnevad sellega parimad valdkondlikud kompetentsid, kogemused ja tehnoloogiline pagas, mis (rahvusvahelisse) IT- ja konsultatsiooniettevõttesse on aja jooksul kogunenud ja kogutud.
Õige partner ja koostöömudel pakuvad lahendusi
Ettevõttesisese IT-üksuse igapäevatöö keskendub paratamatult ennekõike operatiivtasandile. Õige partner laiendab võimalusi töö korraldamiseks. Teisisõnu, kas tema IT-üksus annab partnerile pigem operatiivsemat laadi ülesanded või vastupidi, otsib tuge lisaks ka strateegilistes küsimustes.
Siit tulevad mängu mõisted IT-outsourcing ja IT managed services. Outsourcing ei ole tegelikult millegi “välja andmine”, vähemalt tänapäevases mõttes enam mitte. IT- ja konsultatsiooniettevõte on pigem kliendi käepikendus, millega tuuakse kaasa suur hulk värsket ajakohast oskusteavet, kogemusi ja lahendusi.
Enda IT-valdkonna või teatud juhtudel ka põhiprotsesside väljastpoolt sisseostmine võimaldab seda teha mitte ainult kuluefektiivsemalt, vaid ka tulemuslikumalt.
Tehnoloogia- ja konsultatsiooniettevõtete kätte koondub valdkonna oskusteave ja parimad praktikad, mida oleme CGI-s valmis meeleldi jagama ja rakendama. Klient omakorda saab keskenduda oma põhitegevusele, milleks on arendada või pakkuda konkreetset toodet või teenust, muretsemata, kas IT-osakond suudab sellega sammu pidada.
Kui e-poodide müügimahud mõne aasta eest pandeemia alguses hüppeliselt kasvasid, olid paljud ettevõtted valiku ees, kas hakata ise e-poodi, selle jõudlust ja käideldavust järele aitama või leida selleks usaldusväärne partner. Kellel oli partner juba enne pandeemiat olemas, sai “uue normaalsusega” kohanemises selge eelise. Kui hoida seda kõike maja sees ja optimeerida ennast vaid hetkeolukorra järgi, vaatamata kaugemale tulevikku, siis sellist konkurentsieelist ei ole.
Teenuste sisseostmine muutub iga aastaga levinumaks
CGI rahvusvahelise uuringu alusel näeme, et igal aastal kasvab teenuste sisseostu maht 5–7%. Kahe viimase aastaga on kasv olnud enam kui 10%.
Uuringus osalenud ettevõtetest umbes pooled on andnud enamiku või kõik oma IT-süsteemidest ja -taristust välisele partnerile hooldada ja hallata ning nende osakaal kasvab.
Uuringus osalenud Suurbritannia ja Austraalia riigiasutustest 40% toetub vähemalt 80% ulatuses välisele partnerile/tööjõule ehk siis peaaegu pool ostab 80% või enam oma IT-teenusest väljastpoolt.
“Tee tuli ahju” või “hoia tuba soe”
Ressurss, mida majast välja anda, ei piirdu konkreetselt IT-taristu või -tarkvaraga, vaid sisaldab ka olulisi funktsioone või äriprotsesse. Need võivad olla alates kõnekeskusest või töökohateenusest kuni IT-taristu ja tarkvara “end-to-end” ehk otsast lõpuni halduseni välja.
Varasemalt on outsourcing’ust räägitud kui ühikupõhisest sisseostmisest, näiteks on ettevõttel teatud funktsioon, mille katmiseks puuduvad enda maja sees kas osaliselt või täielikult inimesed ja/või kompetents. Siis võib seda teenust ühikuhinnapõhiselt osutada kolmas osapool. Delegeeritakse välja täpne ülesanne või käsk – stiilis “tee tuli ahju”. Päriselus võib see olla näiteks kõnekeskus, IT-taristu, dokumendihaldus, nn tükitööpõhine tarkvaraarendus ja -haldus vms.
Managed services läheb kategooriasse, kus delegeeritakse välja vastutus. Tuletegemise näidet uuesti kasutades on eesmärgiks hoida tuba soe. Kuidas seda täpselt soojana hoitakse – kas tehakse tõesti tuli ahju või piisab parasjagu vaid akende sulgemisest – see jääb teenusepakkuja otsustada.
Näiteks sõlmisime äsja 10-aastase strateegilise partnerluslepingu Soomes, Rootsis ja Balti riikides tegutseva juhtiva logistika- ja kullerfirmaga Post. Lepingu raames liiguvad CGI-sse üle ka ettevõtte 88 töötajat Soomest, Poolast, Lätist ja Eestist. Lisaks uuendatakse CGI abil kogu Posti senine digiteavituste tehnoloogiabaas. Koostöö annab Postile võimaluse käia kaasas oma klientide ootustega, küberturvalisuse ja operatiivturvalisusega seotud nõuetega.
Partnerlus ja muudatused algavad usaldusest
Kuidas teenuste sisseostu (managed services) ellu viia? Innovatsioon ja hästi toimiv partnerlus algavad usaldusest, sellest sünnivad muudatused.
Mida managed services kategoorias pakume, ongi tugi muudatuste läbiviimiseks enda ettevõttes. Me ei pea piirduma ülesandega stiilis “palun pidage üleval meie kõnekeskust”, vaid klient pühendab meid enda ärisse ja ärieesmärkidesse pisut sügavamalt, mis annab ka meile eeldused ja võimalused ettevõtte edasist arengut tehnoloogia poole pealt toetada. Tellijale on oluline tehtud investeeringute tasuvus ning võimalus hinnata muudatuste tulemuslikkust mõõdetavate kriteeriumite alusel.
Meie regioonist võib tuua välja ka CGI ja Local Tapiola (LähiTapiola) pikaajalise partnerluse, mis sai äsja jätku järgmiseks viieks aastaks. LocalTapiola on üks Soome suuremaid kindlustus- ja finantsteenuste pakkujaid. Koostöö raames jätkab LähiTapiola oma ulatuslikku äritegevuse ümberkujundamise programmi. Uue lepingu raames, mille väärtus on 284 miljonit Kanada dollarit, rakendab CGI uusi tehnoloogilisi lahendusi, et aidata LocalTapiolal saavutada kulude kokkuhoidu ja suurendada tegevuse tõhusust. CGI jätkab ka enamiku LocalTapiola kindlustustegevuse infosüsteemide arendus- ja hooldusteenuste osutamist.
