Aeg, mil dokumentide allkirjastamiseks kasutati pastapliiatsiga antud allkirja ja see kinnitati veel üle ka kummitempliga, ei olnud sugugi väga ammu. Ette tuli sedagi, et lepingute sõlmimine venis, sest ootama pidi mõne allkirjastaja lähetusest või haiguslehelt naasmist.
Asjaajamine ja äritegemine hakkas Eestis muutuma sootuks lihtsamaks ja kiiremaks 20 aasta eest, 7. oktoobril 2002, kui Eestis anti esimesed digiallkirjad. Kes need andis, kus üldse tekkis elektroonilise allkirja kontseptsioon ja kuidas on e-allkirja võidukäik muutnud äri ajamist?
Kus tekkis elektroonilise allkirja kontseptsioon?
Elektroonilise allkirja vallas on teerajajad olnud Ameerika Ühendriigid, kus Whitfield Diffie ja Martin Hellman kirjeldasid 1976. aastal esimest korda elektroonilise allkirjastamise võimalust. Elektrooniliste allkirjade levik algas aga ehk veidi üllatavalt hoopis tänu faksimasinale.
1980. aastatel hakati paberdokumentide kiireks edastamiseks kasutama faksiaparaati ning veel praegugi on faks paljudes maailma riikides asjaajamise lahutamatu osa. Esimese lepingu allkirjastamine ja faksimine algatas arutelu allkirja tõelevastavusest.
Allkirjastatud dokument saadeti piltlikult öeldes läbi aparaadi ja sideliinide ning vastuvõtjani jõudis dokumendi digitaalne koopia koos kopeeritud allkirjaga. Küsimusi tekitas see, et allkirja teekond läbi ülekandevõrgu ei olnud kontrollitav, mistõttu oli allkirja kehtivust raske uskuda. Faksimise ning elektroonilise allkirja tähendused olid kõigile mõistetavad, kuid puudus kindlus, et kolmandad isikud ei ole saadetavat allkirja muutnud.
Segaduse lahendamiseks määrasid kohtud faksitud allkirjale samasuguse tähtsuse nagu viibiksid dokumendi mõlemad osapooled samaaegselt ühes ruumis. Pärast seda määrust muutus faksimine standardprotseduuriks üle kogu maailma.
Asi arenes ning 1999. aastal kehtestati USA-s ühtne elektrooniliste tehingute seadus ja standardid. ESIGN-i seaduse võttis vastu president Bill Clinton ja tunnistas sellega, et sellise tehnoloogia kasutamine on igati õiguspärane ja dokumentide elektrooniline allkirjastamine legitiimne. Vastav tehnoloogia sai USA-s laialdaselt kättesaadavaks 2000. aastal.
Praeguseks on elektroonilised allkirjad sama levinud või isegi populaarsemad kui paberallkirjad. See tähendab, et igasuguseid tehinguid sõlmitakse üha enam digitaalsel teel.
Kuidas on lood Eestis?
Eestiski olid omal ajal kasutusel faksid, kuid meil on need vajunud unustuste hõlma, sest tiigrihüppe toel mindi üsna kiiresti üle palju tõhusamalt toimivale ja turvalisemale digitaalallkirjasüsteemile.
Eesti esimesed digiallkirjad anti 7. oktoobril 2002. aastal, kui tolleaegsed Tartu linnapea Andrus Ansip ja Tallinna linnapea Edgar Savisaar kinnitasid uudsel viisil Tartu ja Tallinna linna koostöölepingule infotehnoloogia vallas.
Sama aasta oktoobri algusest said aga kõik need, kel taskus ID-kaart, hakata kasutama digitaalallkirjastamise lahendust DigiDoc ja digitaalne allkirjastamine muutus kiiresti väga populaarseks. Digitaalallkirja seadus (DAS) jõustus Eestis 15. detsembril 2000. Praegu see seadus küll enam ei kehti ning nüüd reguleerib e-allkirjade kasutamist kogu Euroopa Liidus eIDAS määrus.
Lisaks ID-kaardiga allkirjastamise võimalusele on nüüdseks juurde tulnud ka võimalus anda allkiri mobiil-ID ja Smart-ID-ga. Ja veel on olemas ka digi-ID, e-residendi digi-ID ja elamisloakaart. Erialaspetsialistid rõhutavad, et kindlasti võiks igaühel olemas olla vähemalt kaks e-identimise vahendit. (Loe täpsemalt artiklist siit.)
Kuidas on elektroonilised allkirjad muutnud ettevõtlust?
Kahtlemata on elektroonilised allkirjad muutnud äri korraldamist. Kui varem oli paberkandjal allkiri ainus viis siduva lepingu sõlmimiseks ning selle andmiseks pidi volitatud isik füüsiliselt konkreetses kohas olemas olema ja see kippus pikendama dokumentide allkirjastamisele kuluvat aega, siis nüüd enam nõnda ei ole. Elektrooniliste allkirjade kasutamine on kiire ja lihtne viis dokumentide allkirjastamiseks.
2014. aastal võeti Euroopa Liidus vastu eIDAS määrus, mille eesmärk oli ühtsustada e-tehingute standardeid ja seeläbi lihtsustada piiriüleste e-teenuste tarbimist. eIDAS määrusega kehtestati ühised põhimõtted, mille alusel e-identiteeti ja e-allkirju Euroopas tunnustada. Vastavalt eIDAS määrusele peavad Eesti digiallkirju aktsepteerima ka teiste EL-i liiksmesriikide avaliku sektori asutused.
Suure aja kokkuhoiu annab see, et e-allkirja andmiseks ei ole vaja kedagi tundide kaupa taga ajada ning allkirjastajad ei pea füüsiliselt kusagile kohale sõitma või veel hullem – lendama.
E-allkirja kasutades on võimalik vähendada manuaalset tööd ja lihtsustada pea kõiki ettevõtte protsesse alustades personali- ja müügitööst lõpetades kliendihaldusega.
Igal aastal kahe- või isegi kolmekordistuvad digiallkirjastamise portaali vahendusel allkirjastatud dokumentide mahud. Kaasaegsete lahenduste kasutamine digitaalsel allkirjastamisel on muutumas trendiks ja võimaldab ettevõtetel säästa nii aega kui raha.
Kust muuta digiallkirjastamine veelgi kiiremaks ja lihtsamaks?
Üks võimalik lahendus on kasutada digiallkirjade andmiseks ja ka dokumentide mugavaks haldamiseks Dokobiti portaali, mis võimaldab kõik digiallkirjastamisega seotud toimingud teha mugavalt ühes keskkonnas.
Kui laadid allkirjastamist vajava dokumendi keskkonda üles ja lisad soovitud osapooled, saadab portaal neile kõigile ise automaatsed teavituskirjad, mis sisaldavad linki dokumendile. Kui määrad dokumendile ka allkirjastamise tähtaja, saadetakse 24 tundi enne selle kätte jõudmist automaatne meeldetuletus neile inimestele, kes pole dokumenti veel allkirjastanud. See aitab vältida inimeste ükshaaval taga ajamist ja suure hulga e-kirjade koostamist ning võimaldab keskenduda hoopis tähtsamatele tööülesannetele.
Dokobiti pakutavate lahendustega on võimalik tutvuda kodulehel www.dokobit.ee või võttes ühendust aadressil kasutajatugi@dokobit.com.
