Kujuta ette, et pead allkirjastama dokumendi ja siis selle veel neljale inimesele saatma. Paned oma allkirja ära ja saadad selle e-postiga allkirjastajale number kaks. Järgmisel hetkel tabad end mõttelt, et jõuaksid enne maakerale lennukiga tiiru peale teha, kui kõigilt neljalt allkirjad turvaliselt käes!
Jah, täpselt – ootad, kuni see allkirjastatuna tagasi saadetakse. Siis saadad sama dokumendi allkirjastajale number kolm. Ja jälle ootad kuni dokumendi saab saata allkirjastajale number neli ja ootad taas kannatlikult.
Kõik see tundub lõputuna – selline protsess võib võtta päevi, kui mitte nädalaid. Lisaks sellele, et allkirjade kogumine viielt erinevalt inimeselt on väsitav ja aeganõudev, võivad dokumendid kaduda või lihtsalt unustatakse.
Tüütu teekond täis karisid
Kui aga allkirjastamist ootav dokument on konfidentsiaalne, valid tõenäoliselt dokumendi krüpteerimise. Krüpteeritud dokumentide saatmine e-posti teel on karidega pikitud teekond.
Pead läbima palju samme: dokumendi krüpteerimine (see on võimalik ainult ID-kaardi abil), dokumendi allkirjastamine, selle lisamine manusena e-kirjale ja siis teistele allkirjastajatele saatmine. Saaja omakorda peab e-kirja avama, dokumendi alla laadima ja selle dekrüpteerima (seda saab teha ainult ID-kaardiga ehk üles tuleb otsida ka ID-kaardi lugeja).
Allkirjastaja saadab dokumendi sulle kui “väravahoidjale” tagasi, et see siis järgmisele inimesele edasi saata. Liiga palju samme ja kulutatud aega, rääkimata sellest, et saad krüpteerimist kasutada ainult dokumentide turvaliseks jagamiseks Eesti kodanikega ehk siis Eesti ID-kaardi kasutajatele. Aga mis siis, kui allkirjastajate hulgas on ka välisriigist pärit isik?
Kuidas see kõik lihtsamaks, kiiremaks ja kasutajasõbralikumaks muuta nii, et see oleks ühtlasi turvaline?
Allkirjasta dokument rannaliival lesides
Turvaliseks ja lihtsaks dokumentide allkirjastamiseks ja jagamiseks on olemas mugavad tööriistad – digiallkirjade kogumise portaalid. See tähendab, et dokumenti ei pea sisuga tutvumiseks alla laadima.
Dokumenti saab hõlpsasti hoida ja selle sisuga tutvuda turvalises keskkonnas ja selleks läheb vaid vaja arvutit, tahvelarvutit või mobiiltelefoni. Tuvastad ennast Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardi abil ja saad allkirja anda igal ajal ja igal pool.
Tööjõu ajakasutuse vaatest, kui võrdleme dokumentide krüpteerimise ja dekrüpteerimise ning erinevate keskkondade abil dokumentide jagamist, kulub dokumentide kõik-ühes digiallkirjastamise portaalis jagamiseks vaid mõni minut. Kuidas?
Sest sa jätad vahele kõik need etapid, mida ülalpool kirjeldasime. Digiallkirjastamise portaali kasutades pole vaja muud, kui laed dokumendi üles ja jagad selle allkirjastajatega. Ongi kõik ja seda tõesti vaid paari minutiga!
Dokobit – kui mugav see on?
Kõige tähtsam kõigepealt. Oluline on, et Dokobiti digiallkirjastamise ja digiallkirjade kogumise portaalis saad dokumente hõlpsalt hallata – dokumendid on kõik ühes kohas ja neid on lihtne otsingu abil või sinu enda loodud kategooriate järgi leida, dokumendid ei saa ära kaduda.
Lisaks on Dokobiti lahendused ja toimingud sertifitseeritud vastavalt ISO/IEC 27001 standardile ning vastavad eIDAS määrusele, GDPR-i nõuetele ja rakendatud on muud turvameetmed. Dokobit on kindlustatud ametialase vastutuskindlustuse, andmelekke ja küberrünnete vastu kuni miljoni euro ulatuses. Seda kõike sinu dokumentide turvalisuse heaks!
Protsessi läbi tehes näed ise, kuidas kuidas portaali kaudu jagatud dokumentide digiallkirjastamine säästab lisaks sinu ajale (ja kuludele) ka teiste allkirjastajate aega ning mis kõige tähtsam – toetab nende kliendikogemust.
Eettevõtteid, kes tõestavad, et saavad kaasaegsete digitaalsete tööriistade rakendamisega edukalt hakkama, peetakse paindlikeks, kaasaegseteks ja kohanemisvõimelisteks. Tahad olla üks neist? Vaata täpsemalt SIIT.
