Dokobiti blogi

Kuidas me tööd tehes aega raiskame ja kuidas seda muuta?

Oled sa kunagi mõelnud, kui palju maksab paberitöö vanamoodsal viisil ehk dokumentide ettevalmistamine ja nende allkirjastamine paberil?Foto: Shutterstock

Igale juhile on oluline nii tema enda kui ka meeskonna produktiivsus. Uuringud paraku tõendavad, et märkimisväärselt aega raisatakse… töötades. E-kirjad, koosolekud ja administratiivülesanded on paraku peamised, kus kulub aega eriti palju ja seda mitte alati kõige efektiivsemalt. Õnneks on see probleem lahendatav! 

Kuidas me tööülesannete täitmisel aega raiskame?

Kuidas esmapilgul vältimatud ülesanded nagu e-posti haldamine, koosolekud ja administratiivülesanded meie aega raiskavad? Päris lihtsalt – koosolekutel puudub pahatihti selge eesmärk, mistõttu arutletakse paljusid teemasid üheaegselt. Tihti on kokku kutsutud ka asjasse otseselt mittepuutuvad inimesed.

Uuringud on näidanud järgmist.

  • Keskmine koosolekul osaleja ei tööta aktiivselt või laseb mõtetel lennelda enamuse koosolekul osaletud ajast (70-90%).
  • Teine probleem on suur hulk ebavajalikke e-kirju, eriti kolleegide vahel, kes võiksid teema üle arutleda silmast silma kohtumisel ja lahendada probleemi nii oluliselt kiiremini.
  • Inimesed kipuvad oma e-kirju kontrollima väga tihti ning pärast seda kulub neil umbes 15 minutit, et keskenduda uuesti pooleliolevale ülesandele. 

Kuidas ajaraiskamist vältida?

Üks lihtsamaid viise, kuidas ajaraiskamist vältida, on toimida nii nagu mitmed edukad inimesed seda teevad.

  • Määra endale täpne aeg päevast e-kirjade lugemiseks ja kohtumisteks, näiteks planeeri maksimaalselt 2 kohtumist päeva teise poolde (nii väldid ebavajalike koosolekute sattumist oma päevaplaani).
  • Loe e-kirju maksimaalselt kolm korda päevas, piirates iga kord aja 30 minutile.
  • Püüa saabunud kirjade läbitöötamisel rakendada kustuta, delegeeri, lükka edasi, tee kohe ära metoodikat või mõnd teist sarnast lähenemist. 

Võib tunduda lihtne, aga mis saab administratiivtööst? Kas ka see võib olla ajaraiskamine? Oled sa kunagi mõelnud, kui palju maksab paberitöö vanamoodsal viisil ehk dokumentide ettevalmistamine ja nende allkirjastamine paberil?

Tõenäoliselt peab selleks allkirjastajaid majasiseselt või veelgi hullem, asutusest väljaspool, üles otsima, dokumente printima, skäneerima, postitama… Juba ainuüksi selle kirjeldamine oli üsna pikk ning näitab, et tegu on ebamõistlikult keerulise protsessiga.

Aastaid tagasi oli sellisel viisil dokumentide allkirjastamine ainus võimalik viis ja seetõttu seda niimoodi ka tehti. Nüüd ei ole enam tõepoolest ühtki mõistlikku põhjust dokumente paberil allkirjastada. Kahjuks näitavad aga uuringud, et enam kui pooled ettevõtetest jätkuvalt nii dokumentidega toimetavad, kui nad vajavad dokumentidele allkirju. 

Mis juhtub, kui dokumente paberil allkirjastada?

Et näha, missugused sammud tuleb dokumente paberil allkirjastades läbida, võtame protsessi sammhaaval lahti.

Printimine. Dokumendi paberil allkirjastamiseks peate selle kõigepealt printima. Seega peate leidma dokumendi oma arvutist, selle avama, määrama printimise seadistuse ning printima. Oletame, et see toiming kokku võtab 5 minutit. 

Sorteerimine. Kui dokument on prinditud, lähed printeri juurde (kui printer just sinu laual ei asu), võtate väljaprinditud lehed ning kontrollite üle, kas olemas on kõik lehed ja need on õiges järjekorras, kui printisite enam kui ühe koopia, peate siin rohkem aega kulutama. Seejärel köidate iga eksemplari kokku. Kokku võtab see samm veel 5 minutit.

Allkirjastamine. Kui sa ise dokumente allkirjastama ei pea, pead leidma isiku, kes seda peab tegema ja paluma tal dokumendid allkirjastada. See osa võib olla keeruline, sest allkirjastaja võib viibida parasjagu koosolekul, planeeritud või planeerimata põhjusel majast väljas või tuhandel muul põhjusel hetkel kättesaamatu.

Võid jätta dokumendid allkirjastaja lauale koos märkmepaberiga palvega dokumendid allkirjastada. Aga vahel juhtub, et allkirjastaja ei märka seda palvet või siiski unustab. Seega pead seda uuesti meelde tuletama. Ühel hetkel muidugi dokument allkirjastatakse, kuid kui kaua see aega võib võtta – 20 minutit, tunni või kaks tööpäeva? Üsna kaua.

Ka allkirjastamine ise võib olla aeganõudev – oletame, et tegemist on 10-leheküljelise dokumendiga, kuhu igale lehele on vaja allkirja ning allkirjastada on vaja 2 või 3 eksemplari!

Skäneerimine ja koopia e-mailiga edastamine. Kui dokument on allkirjastatud, siis enamasti skäneeritakse see digitaalseks ning edastatakse järgmisele osapoolele kinnitamaks, et dokument on allkirjastatud ning originaal on postitatud teisele osapoolele allkirjastamiseks.

Kui kaua see aega võtta võiks? Veel 5 minutit? E-kirja kirjutamine võtab ka aega, ütleme, et kokku saad selle toimingu tehtud 10 minutiga. 

Postitamine või kulleriga edastamine. Kui pead edastama paberil allkirjastatud originaali, siis kasutad tõenäoliselt postiteenust või kulleri abi. Seega pead dokumendi ümbrikku panema, kirjutama aadressi, kleepima margi ning seejärel kas minema postkontorisse või kutsuma kulleri.

Dokumendi saatmiseks ettevalmistamine võtab ehk 10 minutit, lisaks kulleri ootamise aeg. Võid muidugi viia dokumendid kohale ka ise või organiseerida selle tarbeks kõigi osapoolte vahel füüsilise  kohtumise. Kui palju tunde kontori külastus kokku aega võtab? Aga mis siis, kui see aeg satub tipptunnile?

Teiste osapoolte allkirjade ootamine. Ja nüüd ootad! Kõige paremal juhul jõuab dokument teise osapooleni päevaga ja nemad läbivad sama protsessi, mis sindagi. Võib minna 3-4 päeva, kuni dokument jälle sinuni tagasi jõuab. 

Ja ongi kõik. Ülalpool olevasse kirjeldusse ei ole toonud ootamatuid võimalikke juhtumeid, nagu dokumendid lähevad teel kaotsi, dokumendis leidub viga ja see avastati mistõttu tuleb kogu allkirjastamise protsess uuesti algatada ning hiljem nende paberil dokumentide haldamine arhiveerimiseks. 

Paberil dokumentide allkirjastamine on tõepoolest ajaraiskamine! Aga dokumentide allkirjastamiseks e-posti vahendusel osapooltele saatmine? Oled ehk kunagi mõelnud, kui palju võtab aega dokumentidele digiallkirjade kogumine e-posti teel? 

Mis juhtub, kui allkirjastad dokumendi e-kirja teel?

Et mõista paremini, mis juhtub, kui dokumentidele e-kirja teel allkirju koguda, võtame ka selle protsessi sammhaaval lahti. 

Ettevalmistamine. Dokumendi edastamiseks allkirjastamiseks e-posti teel pead selle kõigepealt ette valmistama – leiad dokumendi oma arvutist, avad selle, kontrollid andmed ning salvestad sobivasse formaati. Oletame, et see toiming kokku võtab 5 minutit. 

Edastamine. Kui digidokument on ette valmistatud, koostad allkirjastajale e-kirja, lisad manusesse dokumendi ning saadad kirja ära. See võib võtta kuni 10 minutit.

Allkirjastamine. Nüüd ootad, kuna kirja saaja saab teate kätte, leiab aega sellega tegelemiseks, leiab vahendid allkirjastamiseks (ja me ei räägi siin üksnes näiteks ID-kaardi, kaardilugeja ja arvuti ühendamisest, vaid ka vastava allkirjastamise keskkonna või -tarkvara olemasolust!) ja seejärel tagastab allkirjastatud dokumendi. Olenevalt allkirjastajast, tema kättesaadavusest, võimalustest ja kogemustest võib see kõik võtta aega tunni, aga ka päevi. 

Dokumendi edastamine järgmisele osapoolele. Esimene allkiri õnnelikult dokumendil, saad eelmise sammu läbi teha järgmise allkirjastaja allkirja küsides. Nii seni, kuni kõik vajalikud allkirjad on kogutud. 

Ja ongi dokumendile allkirjad kogutud kasutades selleks e-posti.

Ülalpool olevas protsessi kirjelduses puuduvad võimalikud veaolukorrad nagu näiteks allkirjastaja ei oma oma seadmes tarkvara allkirjastamiseks ega ligipääsu digiallkirjastamise keskkonnale, allkirjastaja allkirjastab dokumendi, kuid unustab selle tagasi saata või saadab tagasi vale dokumendi ilma oma allkirjata… Või sina ise viibid arvuti tagant eemal või puhkusel ning ei saa kohe dokumenti edastata järgmisele allkirjastajale ning protsess venib seetõttu. 

Kuigi dokumentidele allkirjade kogumine e-posti teel on parendatud versioon protsessist füüsiliselt paberile allkirjade kogumisest, on siiski ka siin võimalusi protsessi efektiivsemaks muuta. 

Nipp raiskamise lõpetamiseks

Kuidas allkirjastamise protsessi parendada? Lihtne ja tulemuslik on kasutada Dokobiti digiallkirjastamise keskkonda! Järgnevalt vaatame, kuidas allkirjade kogumise protsess Dokobiti portaalis välja näeb. 

Logi sisse. Oma kontole pääsemiseks ava veebilehitseja, sisesta aadress https://app.dokobit.com/login, vali endale sobiv autentimise viis ning logi portaali sisse.  

Laadi üles dokument. Kliki nupul “Uus dokument“ ja laadi üles dokument, mida soovid allkirjastada. 

Jaga allkirjastamiseks. Lisa allkirjastajate e-posti aadressid ja määra allkirjastamise tähtaeg. Dokument on korraga kõigile lisatud osapooltele allkirjastamiseks kättesaadaval. 

Allkirjastamine. Kui pead ka ise dokumendi allkirjastama, kuvatakse “Allkirjasta” nuppu vaate allosas kohe, kui oled dokumendi portaali üles laadinud ning saad valida endale sobiva vahendi (Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaart) allkirja lisamiseks. Teistele osapooltele saadab portaal automaatteavituse määratud e-posti aadressile, mis sisaldab otselinki dokumendile.

Lingile klikkides kuvatakse neile dokument ning nad saavad samas aknas tutvuda dokumendi sisuga ning seejärel selle endale sobiva eID vahendiga allkirjastada. Kui dokument on allkirjastatud, edastab portaal automaatse teavituse allkirjastamise kohta kõigile osapooltele. 

Ja ongi valmis!

Dokumendi allkirjastamine Dokobit portaalis võtab maksimaalselt 5 minutit. Kui keegi peaks siiski unustama allkirjastada, saad saata talle portaali kaudu meeldetuletuse (automaatselt saadab portaal meeldetuletuse enne määratud tähtaja saabumist). 

Nagu näed, ei säästa portaal ainuüksi sinu aega, vaid teeb dokumentide allkirjastamise protsessi oluliselt efektiivsemaks ning säästab seeläbi ka sinu raha.

Lisaboonusena saad dokumente portaalis mugavalt hallata – kõik allkirjastatud dokumendid asuvad ühes kohas, saad neid kategoriseerida ning reaalajas jälgida dokumendi elutsüklit. Midagi ei lähe kaduma, ükski dokument ei asu teadmata staatusega puhkuseloleva töötaja postkastis, allkirjastamine võtab vaid kliki ja PIN-koodi sisestamise. 

Soovid ise järele proovida, kui lihtne Dokobit portaalis allkirjastamine on? Muidgui! Loo endale Dokobit portaali tasuta konto. Kui lahendus sobib, saad liituda tasulise paketiga saamaks osa veelgi enamast, mida portaal pakkuda saab!

Mis on DigiPRO ja kes seda teevad? Loe siit

Populaarsed lood mujal Geeniuses

Telli Geeniuse kõige hinnalisemad lood oma postkasti

Saadame sulle igal argipäeval ülevaate DigiPRO ja Ärigeeniuse olulisematest lugudest.