Digitempel on Eestis kättesaadav olnud juba mõningad aastad, kuid jätkuvalt kasutatakse seda vähem kui võiks. Dokobiti jagatud reaalsed kasutuslood toovad hästi välja digitempli vajalikkuse ning aitavad otsustada, kas võtta see ettevõttes kasutusse.
KASUTUSLUGU #1: tundlik informatsioon
Elektrooniline tempel on õigustatud olukorras, kui on vaja tagada dokumendi saajale kindlus, et tundliku sisuga dokument pärineb asutusest, kus see välja on antud ning seda pole hiljem muudetud, näiteks maksetõendid, terviseandmed.
Kuidas see päriselt töötab?
- Üks meie laenutooteid pakkuvatest klientidest digitembeldab kasutajatoe telefonikõnesid tagamaks, et kõne jooksul kokkulepitu oleks õiguslikult siduv. Selline digitembeldamine on kasulik juhtudel, kui ettevõte pakub finantsteenuseid ja sõlmib suulisi siduvaid kokkuleppeid telefonikõnede teel;
- Teine päriselu kasutuslugu pärineb kliendilt, kes digitembeldab vereanalüüside tulemusi. See annab kliiniku klientidele turvatunde, et neile e-postiga edastatud analüüside tulemused on tõesed ning pärinevad konkreetsest kliinikust;
- Digitempleid kasutatakse ka elektroonilistes kohtutoimingutes võimaldades advokaatidel esitada kohtule digitembeldatud elektroonilisi dokumente.
KASUTUSLUGU #2: digiallkirjastamata dokumendid
Digiallkirjastamine on mõistlik, kui soovite garanteerida paberdokumendi elektroonilise vormi päritolu ja terviklikuse.
Kuidas see päriselt töötab?
- Mõned meie telekomisektori kliendid digitembeldavad skannitud dokumente, näiteks teenuselepinguid, kui klient on need käsitsi allkirjastanud. Nõnda saab kasutada kaasaegset tehnoloogiat ka siis, kui klienditeeninduses ei ole uusi tehnoloogiaid veel rakendatud;
- Teised meie kliendid digitembeldavad dokumente, mis on allkirjastatud tahvelarvutites, kui allkiri joonistatakse näpuga ekraanile. Sellised näpuga joonistatud allkirjad on kergesti muudetavad, digitembeldamine annab võimaluse kinnitada selliste dokumentide päritolu ja terviklikust. Selline digitempli kasutamine on levinud näiteks mobiilioperaatorite ja laenutoodete pakkujate protsessides, kes juba on mingil tasemel tehnoloogilised lahendused klienditoekeskustes implementeerinud;
- Digitemplid on kasutusel ka ettevõtetes, kus soovitakse digitaliseerida kõik sissetulevad paberdokumendid olenemata sellest, kas tegu on arve või lepinguga. Saabunud paberdokument skannitakse ja lisatakse sellele digitempel tagamaks, et hiljem ei ole dokumenti töötluse abil võimalik muuta.
KASUTUSLUGU #3: automaatselt genereeritud dokumendid
Digitemplit saab kasutada dokumentide loomise automaatprotsessides, näiteks arvete genereerimine, maksekinnituste edastamine, erinevad andmebaasi väljavõtted.
Digitempli andmiseks on lubatud ka automatiseeritud protsess ning mõistlikum on kasutada suure hulga automaatselt loodud dokumentide allkirjastamiseks pigem digitemplit kui massallkirjastada ID-kaardiga – seda juhul, kui seadus või lepingupoolte kokkulepe ei nõua omakäelist allkirja.
Kuidas see päriselt töötab?
- Elektroonilised templid on tihti kasutusel arvete tembeldamiseks. See võimaldab kinnitada klientidele, et edastatud arve on legaalne ja pärineb tõepoolest teie ettevõttest. Automaatselt loodud dokumendid on tihti internetipettuste sihtmärgid – finantspetturid edastavad kliendile muudetud arveldusarve numbriga arve päev enne, kui te tavaliselt arveid väljastate ning klient pahatihti kannab raha võltsitud arvel märgitut arveldusarvele. RIA (Riigi Infosüsteemi Amet) andmetel said Eesti väike- ja keskmise suurusega ettevõtted 2018. aastal vähemalt 600 000 eurot kahju just tegevjuhi petuskeemi ja meilivestluste kaaperdamisest alanud finantspettuste tagajärjel. Veelgi enam – keskmiselt korra nädalas toimus finantspettus, kus kahjusumma ühele ettevõttele oli 10 000 – 20 000 eurot. Digitempli kasutamine on mõistlik ka teiste automaatselt loodavate dokumentide puhul kinnitamaks dokumendi päritolu ja terviklikust.
KASUTUSLUGU #4: operatsiooniprotsessid
Digitemplit saab edukalt kasutada automaatsetes masinate- ja süsteemidevahelistes protsessides.
Kuidas see päriselt töötab?
- Selline kasutusviis on kasutusel ettevõtetes, kuhu saabub suurel hulgal dokumente ning kus soovitakse lihtsustada protsesse nii, et inimene ei peaks saabuvaid dokumente kontrollima tagamaks dokumentide kõlblikkus edasiseks protsessiks. Näiteks saab digitembeldatud maksekinnitusi kasutada välkmaksete automaatprotsessides – kui inimene on ülekande kinnitanud, peab arvelduskoda makse kontrollima ja kinnitama. Kui makse on kinnitatud digitempliga, saab kontrolliprotsessi automatiseerida viisil, et süsteem saab kogu kinnitamiseks vajaliku info lisatud templist. Selline kasutuslugu on kasutusel ettevõtetes, kes pakuvad teenust direktiivi PSD2 alusel.
Digitempli kasutamisel on kaks peamist eesmärki: üheltpoolt kinnitada, et dokument pärineb asutusest, kus see väidetavalt välja on antud ning et seda pole hiljem muudetud ehk siis tõendada dokumendi päritolu ja terviklikust, teisalt vähendada dokumentide haldamisel manuaalseid tegevusi.
Kas leidsid midagi, mis võiks sinu asutuses kasulik olla või tekkis Sul küsimusi? Siit leiad rohkem infot ja saad saata kirja, kui soovid, et aitaksime digitemplit asutuse protsessidesse implementeerida!
