Dokumendid on iga ettevõtte üks väärtuslikemaid ressursse. Seetõttu peab nende turvaline haldamine ja säilitamine olema väga hästi läbi mõeldud. Kui mõni dokument kogemata kaob, hävib või veel hullem, kolmanda isiku kätte satub, võib see tuua kaasa mitmeid probleeme.

Vaatame üle, missuguseid muresid tekkida võib ja uurime, kuidas need lahendada.

Missugused probleemid tekkida võivad?

Tihti puudub ettevõtetes kindel süsteem ja ülevaade, kus ja kuidas digiallkirjastatud dokumente hoiustatakse. Sageli salvestatakse need töötajate arvutisse, mälupulgale, pilve või hoiustatakse hoopis meilipostkastis.

Dokumentide arvutis hoiustamine ei ole kindlasti ei mugav ega turvaline lahendus. Probleemid algavad siis, kui sinu arvutiga peaks midagi juhtuma – nii võid vaid ühe hetkega kõigist olulistest dokumentidest ilma jääda. Samuti võib tekkida olukord, kus fail on jäänud mõne endise töötaja arvutisse, kust seda on pea võimatu kätte saada. 

Ka siis, kui dokumendid arvutis alles on, võib nende ülesleidmine tekitada suurt peavalu. Kui dokumendi allkirjastamisest on juba veidi aega möödas, on enamasti raske meelde tuletada, millisesse kausta ja mis nimega see ikkagi salvestatud sai. Mõnel juhul ei õnnestugi dokumenti enam üles leida. Siis ei olegi enam suurt vahet, kas dokument on hävinud või lihtsalt kadunud – mõlemal juhul ei ole see kättesaadav.

Hea lahendus võib esmapilgul tunduda digiallkirjastatud dokumentide pilves hoiustamine. Tuleb aga meeles pidada, et ka sellel variandil on mõned miinused.

Kui näiteks PDF vormingus dokumente saab otse pilves avada, siis Eestis on digiallkirjastamisel tihti kasutusel hoopis konteinerformaat (näiteks ASiCe ja BDoc) ja nendega asi nii lihtne ei ole – dokumendi sisu nägemiseks tuleb fail esmalt arvutisse laadida ja seejärel spetsiaaltarkvaraga avada.

Kus ja kuidas digitaalselt allkirjastatud dokumente siis ikkagi hoiustada?

Digiallkirjastatud dokumentide turvaline säilitamine on miski, mille puhul järeleandmisi teha ei tohiks.

Lisaks turvalisusele on oluline, et dokumendid oleksid lihtsasti üles leitavad ja kõigile asjassepuutuvatele isikutele kättesaadavad ka siis, kui oled parasjagu puhkusel või kontorist eemal. Seda kõike ilma, et peaksid liigselt oma aega kulutama või hulgaliselt e-kirju vahetama.

Kõige mugavam lahendus on võtta kasutusele kõik-ühes digiallkirjastamise portaal – sellisel juhul ei pea sa dokumentide säilitamise pärast eraldi muretsema. Näiteks Dokobiti portaal võimaldab dokumente lihtsalt ja kiirelt digiallkirjastada ning hiljem ka samas kohas mugavalt hoiustada. 

Dokobiti portaalis on kõik failid turvalises keskkonnas, kus need on ligipääsetavad ainult selleks volitatud isikutele. Isegi kui sinu arvutiga peaks midagi juhtuma, saad olla kindel, et Dokobiti portaalis olevaid dokumente see ei puuduta.

Selleks, et saaksid oma faile Dokobiti portaalis eriti mugavalt hallata, soovitame võtta kasutusele kategooriad. Kategooriad on justkui kaustad, kuhu saad  dokumendid vastavalt teemadele lisada ja hiljem vajalikud failid filtreerides kiirelt üles leida.

Kui töötad meeskonnas, võid loodud kategooriaid jagada ka teiste kolleegidega. Veelgi mugavaks teeb asja see, mitmete konteinerformaadis dokumentide sisuga on võimalik tutvuda otse Dokobiti portaalis (juhul kui konteiner koosneb PDF-vormingus dokumentidest), ilma et peaksid selleks faili alla laadima või spetsiaalset tarkvara kasutama.

Dokumentide haldust aitavad oluliselt lihtsustada ka Dokobiti portaali masstoimingud. Näiteks saad enda vaatelt mitut dokumenti korraga kustutada, ID-kaardiga allkirjastada ja alla laadida.

Proovi tasuta! Dokobiti portaali saad tasuta konto luua siin. Küsimuste korral võta julgelt ühendust aadressil kasutajatugi@dokobit.com.