Digitaalsete töövahendite välja valimine olemasolevate teenusepakkujate seast  ja ka valitud vahendi haldus võib olla paras katsumus, aga teisalt on see oluline osa ettevõtte strateegiast. Enamasti soovivad kõik ettevõtted säästa aega ja teisi ressursse, kuid samal ajal jätkavad olemasolevate protsessidega lootes, et tulevik toob iseenesest mugavamad lahendused. Kust muutustega alustada?

Alusta selgitamisest

Digiallkiri on seaduslik ja mugav viis elektrooniliste dokumentide ja vormide allkirjastamiseks. See võib edukalt asendada käsikirjalise allkirja igas protsessis ning omab samaväärset õiguslikku toimet. Ettevõtted saavad kasutada digiallkirju dokumentide allkirjastamiseks erinevate osakondade protsessides.

Alustada tuleks kõigis ettevõtte osakondades ja üksustes digitaalsetele allkirjastamise protseduuridele ülemineku tutvustamisest. Personali-, müügi-, juriidilised-, klienditeeninduse-, hangete-, finantsosakonnad – kõik nimetatud üksused saavad edukalt integreerida digiallkirjastamise oma protsessidesse.

Sealjuures tuleb meeles pidada, et mitte kõik ei mõista digiallkirja all neid samu kvalifitseeritud digiallkirju, mida meie oleme harjunud kasutama, vaid on riike, kus digiallkirjaks peetakse ka lihtsalt digitaalsel kujul allkirja kujutist ekraanil.

Digiallkirjastamine on kiireim ja kergeim viis asjade ärategemiseks digitaalselt. Kuid nagu iga teise digitaalse vahendi rakendamine, on ka digiallkirjastamisele üleminek seotud mõningate vajalike eeltingimustega. Mis need on?

Täisealisus

Kui jagate dokumente digiallkirjastamiseks, peate olema veendunud, et teie allkirjastav osapool on täisealine. Samuti vajate enamasti allkirjastaja isikukoodi.

Digitaalne allkiri

On erinevaid digiallkirjastamise vahendite pakkujaid. Näiteks Mobiil-ID, riiklik ID-kaart, erinevad mobiilirakendused nagu näiteks Smart-ID. Kui olete Smart-ID kasutaja, siis veenduge, et olete selle isikustanud andmaks kvalifitseeritud digiallkirja.

Vahend

Nagu varem mainitud, saate dokumente mugavalt allkirjastada oma riikliku ID-kaardiga. ID-kaardi kasutamiseks vajate kaarti ennast, kaardilugejat, arvutit ning vastavat tarkvara arvutis.

Populaarsem (ja mugavam) on kasutada Mobiil-ID-d ja/või Smart-ID mobiilirakendust. Nende kasutamiseks vajate mobiiltelefoni ning Mobiil-ID kasutamiseks peate pöörduma ka oma mobiilsideoperaatori poole sõlmimaks Mobiil-ID kasutuslepingu ning vajaliku spetsiaalse SIM-kaardi saamiseks.

Digiallkirjastamise platvorm 

Võite küll arvata, et kuivõrd kõigil on mingi digiallkirjastamise vahend, siis on neil ka lahendus, mille kaudu allkirja anda. Kuid see pole alati nii. Seetõttu peate mõtlema ka sellele, kus teie allkirjastajad allkirja anda saavad.

Olemas on erinevaid digiallkirjastamise platvorme, mis pakuvad erinevat valikut funktsionaalsusi, võib tunduda segadusttekitav nende võimalustes orienteeruda ja endale seda õiget valida. Digiallkirjastamise lahendus võib olla nii valmistoode kui integreeritav lahendus. 

Integreeritava toote puhul saate selle lisada oma olemasolevasse keskkonda ning teha sellest osa oma majasisesest juba kasutuselolevast süsteemist. Valmislahenduse puhul on toode, mida kasutama hakata, juba valmis, näiteks online-platvorm.

Enamasti soovitame alustada valmisplatvormiga seda oma vajadustele kohandades, kui see aja jooksul vajalikuks osutub. See võimaldab teil uut protsessi kiiremini juurutada ning samal ajal mõista, mis on teie tegelikud vajadused reaalse kasutamise käigus.

Dokumendid

Digiallkirja kasutamiseks on teil vaja kõiki allkirjastatavaid vorme ja dokumente digitaalsel kujul ning otsust, mis formaadis te neid allkirjastate.

Dokobit toetab näiteks rahvusvahelisi formaate nagu PDF ja ASiC, aga ka Baltikumis kasutusel olevaid kohalikke formaate BDoc, ADoc ja EDoc.

E-posti aadressid

Ükskõik, millise lahendusega digitaalseid allkirju te kogute, vajate te allkirjastajate e-posti aadresse. Prtaali Dokobit abil allkirju kogudes saadetakse e-posti aadressidele teavitused ja meeldetuletused, mis tähendab, et keegi ei pea neid eraldi meeles pidama, osapooltele meelde tuletama ning kõik dokumendid saavad määratud tähtajaks allkirjastatud. Hiljem saate juurutada näiteks aadressiraamatu funktsionaalsuse, mis võimaldab dokumentide digiallkirjastamiseks üleslaadimist ja jagamist veelgi mugavamalt ja kiiremini teha.

Digiallkirjastamise juurutamiseks ettevõttes on vaid mõned täitmist vajavad eeltingimused, samal ajal annab digiallkirjastamine teile tohutult eeliseid, seega ärge kartke protsesside digitaliseerimise alustamist just digiallkirjastamise juurutamisest. Te võite alustada valmistootega vajamata protsesside digitaliseerimise alustamiseks arendusmeeskonna tuge – liituge ettevõtetega, kes juba kasutavad Dokobit portaali.