Pandeemia teisel aastal töötasid enamik ettevõtteid kaugtöö korras nii palju kui see võimalik oli. Osale ettevõtetele tähendas kaugtööle üleminek uute töövahendite kasutuselevõttu, osa lisas uusi funktsionaalsusi olemasolevatesse lahendustesse ning mõned ettevõtted otsivad jätkuvalt sobivaimaid lahendusi.
Peamine proovikivi dokumentide allkirjastamisel on küsimus, kuidas teha seda füüsiliselt kokku puutumata, aga siiski võimalikult mugavalt kõigile osapooltele. Siin on lahenduseks digiallkirjastamine ja sellega kaasnev läbipaistvus ning turvalisus. Vaatame lähemalt statistikat ja seda, millest lähtudes valida digiallkirjastamiseks mugav ning usaldusväärne keskkond.
Pandeemia tõi hulgaliselt uusi digiallkirjastajaid
Pandeemia ajal on digiallkirjastamisest saanud reaalsus enamike ettevõtete jaoks. Dokobiti esindaja Eestis Katri Lindau sõnab, et pandeemia kiirendas oluliselt digitaliseerumist.
“Vaatasime, kuidas inimesed Balti riikides eriolukordade väljakuulutamise alguses käitusid ja võrdlesime seda sellega, mis toimus aasta enne. Oleme välja arvutanud, et karantiini algusest suurenes digiallkirjastamine 430 protsenti. Digiallkirjastamise mahud suurenesid nii ettevõtetes, kes juba kasutasid varasemalt digiallkirjastamist, aga ka ettevõtetes, kus digiallkirjastamist varasemalt ei kasutatud.”
Lindau sõnul on digiallkirjastamise eelistatud väga lihtsal põhjusel – kui varasemalt digiallkirjastati dokumente klientidega selleks, et säästa aega ning pakkuda kiiremat klienditeenindust, siis nüüd tekkis vajadus digiallkirjastada kõiki dokumente, sealhulgas ettevõttesiseseid ning näiteks ka tarnijatega seotud dokumente.
On ka ettevõtteid, kus oldi harjutud dokumente paberil käsitsi allkirjastama – enamasti ettevõtted, kus klient harjumuspäraselt füüsiliselt külastas kontorit või dokumendid saadeti posti teel klientidele või partneritele allkirjastamiseks. Võimalused füüsiliseks allkirjastamiseks vähenesid pandeemia ajal oluliselt, kuid allkirjastamise vajadus säilis. Seda näitavad ka numbrid – karantiini ajal tõusis esimesi kordi digiallkirjastavate kasutajate hulk 4 korda.
Elektrooniliselt väljastatud digiallkiri on kättesaadav kõigile
Veel mõnda aega tagasi väideti, et mitte kõik ettevõtted ei hakka kasutama digiallkirjastamist. Praegu aga on küsimus, mida teha nendega, kes veel ei võimalda digitaalset allkirjastamist.
Neile, kes on harjunud dokumente paberil allkirjastama, on küsimus, kuidas lahendada olukord, kus nad vajavad allkirja kohe, kuid võimalust füüsiliselt kohtuda allkirjastamiseks pole.
Märkimisväärselt on suurenenud küsimuste hulk, kus otsitakse infot, kuidas saada digiallkirja ning kuidas seda aktiveerida. Vastus on lihtne – ka digiallkirja saab väljastada elektrooniliselt füüsilise kokkupuuteta. Smart-ID puhul on võimalik lisaks elektroonilisele isikutuvastusele ka näiteks biomeetriline isikutuvastus. Biomeetriline isikutuvastus võimaldab igaühel oma konto uuendada või luua uus konto, mille abil anda kvalifitseeritud digiallkirja. Kõik, mida selleks vajate, on nutitelefon, Smart-ID rakendus ning teie pass.
Üks enimkasutatud digitaalseid isikutuvastusvahendeid pandeemia ajal oligi just Smart-ID. Smart-ID kasutajate arv kasvas enam kui 700%, jättes Mobiili-ID kasutajad enda taha 322% kasutajate arvu tõusuga.
Kus on turvaline dokumente digitaalselt allkirjastada?
Praegu, mil digiallkirjastamisest on saamas rutiinne tegevus, tundub, et jätkuvalt on palju segadust, millist keskkonda digiallkirjastamiseks ikkagi kasutada.
Katri Lindau sõnab, et turul pakutakse muuhulgas ka nn “lihtsaid” digiallkirjastamise keskkondi, kus saab joonistada sõrmega oma allkirja kujutise ning selle dokumendile lisada.
“Sellised allkirjad on küll digitaalsed, kuid jätavad alati ruumi vaidlusteks, kas allkirja autor on ikka see, kes väidab end olevat. Seetõttu on parim kasutada alati kvalifitseeritud digiallkirja, mis on võrdväärne käsikirjalise allkirjaga ning omab tõendusväärtust kohtuprotsessides,” selgitab ta.
Lindau soovitab otsida keskkondi, mis tagavad teenuse katkematu kättesaadavuse, võimaldavad luua ja valideerida kvalifitseeritud digiallkirju, mis vastavad eIDAS määruses toodud nõuetele. Leida tuleb teenusepakkuja, kelle ettevõttesisesed süsteemid ja äriprotsessid vastavad rahvusvahelistele andmeturbe standarditele. See garanteerib, et dokumendid on turvaliselt hoitud, allkirjastamise protsess lihtne ning kogutud digiallkirjad on tõepoolest ka seaduslikult siduvad.
Veelgi enam – pöörake tähelepanu ka nüanssidele, mis on olulised just teile, näiteks toetatud digitaalsete allkirjastatud dokumentide formaatidele, nende maksimaalsele mahule, erinevatele toetatud allkirjastamise vahendite nimekirjale, sellele, kas iga allkirjastamise puhul kasutatakse ka kvalifitseeritud ajatempleid ning muudele võimalikele lisavõimalustele dokumendihalduse korraldamiseks.
