Tagasiside andmine on oluline oskus nii tööelus kui ka isiklikus suhtluses. Teadis juba vanarahvas, et kus viga näed laita, seal tule ja aita. Paraku aetakse tihtipeale arvamus ja tagasiside segi ning aitamise osa ununeb üldse ära. Kuidas siis anda tagasisidet nii, et sellest tõepoolest kasu oleks ja see ka inimesele kohale jõuaks?
Praktilisi nippe ja soovitusi jagab Microsofti Eesti arenduskeskuse Lead Product Manager Tõnu Vanatalu, kes staažika tiimijuhina on professionaalses elus tagasisidet andnud 27 aastat.
Õige tagasiside põhineb faktidel
Esiteks tuleb selgeks teha, mis see tagasiside üldse on. Tihtipeale ei tehta vahet arvamusel ja tagasisidel. Juhina tuleb sellest teadlik olla. “Olen näinud olukordi, kus juht ütleb koosolekul oma arvamuse ja seda võetakse kui käsku. Poole projekti peal küsin, et miks sa niimoodi teed, ja vastatakse stiilis “Ülemus käskis”,” räägib Tõnu.
Efektiivne tagasiside põhineb faktidel, mitte eeldustel ja oletustel. Tõnu toob näiteks kaks erinevat viisi, kuidas võib “tagasisidet” anda:
- “Sa oled teinud pooliku analüüsi!” või “Sa pole seda analüüsi läbi mõelnud!”
- “Sa oled teinud hea analüüsi, aga ma näen, et sa pole arvestanud ühe kasutajagrupi andmetega.”
Esimene on arvamus või oletus, teine aga tagasiside, kuna seda toetab konkreetne fakt.
Tagasiside peab olema teostatav
Teiseks peaks tagasiside olema actionable ehk siis selle põhjal peaks olema võimalik muutusi teha. Tihti on tagasiside esitatud hoopis keeluna. “Kui kellelegi öelda, et ära räägi koosolekul nii palju, võib see tähendada kümmet eri asja,” toob Tõnu näite. Selle asemel võiks öelda: “Kui oled oma arvamuse koosolekul esitanud, jäta piisavalt aega, et teised saaksid ka oma arvamust avaldada.”
Küsida tuleb konkreetselt
Arvatakse küll, et eestlane ainult kritiseerib ja kurdab, aga mis puutub tagasiside andmisse, on Tõnu märganud vastupidist. “Inimesed on üksteise suhtes reeglina heatahtlikud. Arendavat tagasisidet anda on inimlikult päris raske. Palju lihtsam on kirjutada, et oled hea kolleeg, kui öelda, et peaksid näiteks esinemisoskust lihvima,” teab ta kogemusest. Niisiis pole ime, et kui küsida tagasisidet, on järsku kõikjal lilled, heinamaa ja päikesepaiste.
Et sellist vingerdamist vältida, on Tõnul lihtne, aga tõhus nipp. “Mida ma olen ise rakendanud ja soovitanud ka oma tiimil teha – küsida tuleb spetsiifilist tagasisidet. Spetsiifiline küsimus toob alati palju konkreetsemad vastused,” soovitab ta. Näiteks: “Me töötasime eelmisel nädalal koos strateegiadokumendi kallal. Mis töötas sinu vaatenurgast hästi ja mida saaksin mina järgmisel korral paremini teha?”
Väldi eeldusi
Tihti mainitakse tagasisidest rääkides compliment sandwich’i tehnikat (otsetõlkes komplimendi võileib), mis tähendab, et negatiivsele tagasisidele peaks eelnema ja järgnema kiitus. Tõnu eelistab üht teist mudelit – see on “Nonviolent Communication” ehk agressioonivaba kommunikatsioon. Selle kohta leiab internetist ja raamatupoodidest palju materjali. Mudel koosneb neljast osast:
- Ütle faktid – mida sa tähele panid (“Eelmisel koosolekul sa tõstsid häält”)
- Sõnasta oma emotsioonid (“See pani mind hirmu tundma”)
- Tee teatavaks oma vajadused (“Mul on vajadus töötada tiimis, kus üksteise peale ei karjuta”)
- Tee teatavaks, mida sul on vaja, et nüüd juhtuks (“Lepime kokku reeglis, et üksteise peale ei karjuta”)
Tõnu sõnul töötab see hästi, kuna kõik need neli aspekti käivad sinu enda, mitte teise inimese kohta. Keegi ei saa ju vaidlustada sinu emotsioone või vajadusi. “Tihtipeale on tagasiside andmises väga palju eeldusi. Keegi on jäänud neli nädalat kohtumisele hiljaks – järelikult ta ei hooli tiimist. See on juba ka eeldus,” toob Tõnu näite.
Kiita tuleb ka!
Kui öelda sõna “tagasiside”, hakatakse tihti kohe mõtlema sellele, mis on valesti. “Ma ei tea, kas see on kultuuriline probleem, et hakkame kõigepealt otsima vigasid, aga tegelikult tuleks öelda ka seda, mis on hästi,” tuletab Tõnu meelde. Kui miski asi tundub veider või vale, siis ehk me ise saame asjadest valesti aru või on meil poolik info.
Tagasiside pole ainult juhtide teema
Tänapäeval räägitakse üha rohkem mitmekesisusest ja kaasamisest (inclusion). “Võib-olla ei mõtle me iga päev sellele, et ka tagasiside on oluline osa kaasamisest. Me teeme nii töökeskkonnas kui kodus pidevalt eeldusi selle kohta, kui hästi või halvasti me teisest inimesest aru saame. Tagasiside aitab vähendada nii-öelda tundmatut maad kahe inimese vahel,” räägib Tõnu.
Niisiis pole tagasiside tähtis ainult juhi ja alluva vahelises suhtes, vaid on fundamentaalne osa meeskonnatööst teiste inimeste kaasamiseks. Tagasisidet tuleks anda ka käsuahelas ülespoole, isegi kui see on ebamugav. “Kui tagasiside põhineb faktidel, mitte emotsioonil või arvamusel, ei tundu see reeglina ründav. Viis, kuidas me tagasisidet anname, mõjutab kindlasti, kuidas seda vastu võetakse,” ütleb Tõnu.
Tagasiside andmine on kunst, mis nõuab eneseteadlikkust, empaatiavõimet ja selget suhtlusoskust. Oluline on meeles pidada, et eesmärk ei ole mitte ainult välja tuua vigu, vaid aidata teistel kasvada ja arendada nende tugevusi. Seega, olles teadlikud tagasiside andmise protsessist ja selle mõjust, saame luua tervislikumaid suhteid ja töökeskkonda, kus kõik saavad areneda.
