Nii julgelt asja ette võtnud startupper’id kui teised alustavad ettevõtjad satuvad ikka varem või hiljem silmitsi olukorraga, kus nad on sunnitud endale tegema selgeks raamatupidamise põhitõed.
Üldiselt saab sellega firma algusperioodil lihtsamalt ühele poole, aga kohe, kui mahud kasvama hakkavad, hakkab kasvama ka raamatupidamisele kulutatavad aeg ja raha.
Siiski… “Kui piisavalt nutikalt asjale läheneda, on tegelikult võimalik raamatupidamissüsteeme digitaliseerides hoopis kokku hoida – nii raha, aega kui energiat,” ütleb Valjo Kütt, kes veab juba viis aastat UpSteami nime kandvat liikuva autopesuteenuse startup’i.
“Kui me alustasime, siis me ei osanud raamatupidamistarkvarast isegi kasumiaruannet välja võtta,” meenutab ta arvepidamise algusaegu. “Ma lõin lihtsalt pangaväljavõttelt summad ükshaaval enda Excelisse ümber.” Kuna mahud olid väikesed, polnud käsitöö tegemine esialgu eriti keeruline. Kui mahud kasvama hakkasid, muutus selline asjade korraldus aga väga ajakulukaks.
E-arveldamine säästab raha ja aega
Probleemile leiti aga kolme aasta eest lahendus: ettevõtte arvesüsteem viidi üle Finbite’i elektroonilisele arveldusplatvormile. Enam polnud vaja paberil näpuga järge ajada ega rida rea haaval andmeid internetipangast Excelisse ümber kopeerida.
Seda, et arvutid võtavad paljude raamatupidajate ülesanded enda kanda, on digitaliseemisajastusse jõudmise käigus palju räägitud. Digitaliseerimine annab raamatupidajatele aega tegeleda olulisemate teemadega. Teiseks on see heaks võimaluseks ettevõtetele, kes süsteeme automatiseerides saavad lisaks aja ja raha kokkuhoiule ka palju kiirema ülevaate arvete seisust. Seda tänu tõsiasjale, et andmed jõuavad raamatupidamissüsteemi varasemast kaks korda kiiremini.
Nii ka UpSteamis: kui varem saabusid arved PDFi kujul mitmesse postkasti, kus need tuli saata nii arvekeskusesse kui raamatupidamisse, sisestada ja menetleda, siis nüüd saadavad lepingupartnerid arved otse Finbite’i süsteemi, kus ettevõtte osakonnajuhid need sobiva kontoga seovad ja kinnitavad, misjärel liigub arve juba automaatselt raamatupidamisse.
Hästi läbimõeldud kulukontosüsteem
Küti sõnul oligi suurim töö enne Finbite’iga ühinemist hea kulukontosüsteemi väljamõtlemine. See töö tasus ennast väga ära, sest läbimõeldud raamatupidamisstruktuur annab ettevõtte tegevusest ja kuludest väga hea ja täpse pildi.
“See on vundamenditöö ja kui see on tehtud, siis ühikuöknoomika läbimõeldus on täpne ja me saame tulemusi väga hästi jälgida, mis töötab ja millele tuleks rohkem tähelepanu osutada,” märgib Kütt. “Finantsjuhile on see A ja O, aga meile väikese ettevõttena on see olnud arengukõveral oluline koht.”
Partnerid tulid uue süsteemiga kiiresti kaasa
Muus osas polnud üleminek e-arvelduplatvormile keeruline. Ettevõte kogus kokku, kellelt on PDF-i kuju arveid tulnud, ja saatis kõigile partneritele ühise kirja, milles paluti edaspidi saata ostuarveid e-arvetena. “Lõviosa lepingupartnerites viis muudatused ka sisse. Nüüdseks polegi enam tarnijat, kes PDF-arveid saadaks,” kinnitab Kütt.
Muuseas saadab UpSteam ka suurele hulgale oma klientidest e-arveid. Ligi sajakonna kliendi puhul muud arvete saatmise viisi kasutada ei saagi. See võimalus tekitab Küti sõnul klientides ka usaldust.
UpSteam on hetkel tegev Tallinnas, Tartus ja Helsingis ning valmistab ette laienemisplaani ka teistele välisturgudele. Finbite’i keskkond ühildub rahvusvahelise Peppoli võrgustikuga, nii et sama süsteemi saab kasutada ka teistes Euroopa riikides.
“Ilma Finbite lahenduseta oli arvete konteerimine ja kulukontode määramine tõsine peavalu, kuna arved tulid eri kohtadest ja tihtipeale läks vajalik info kommunikatsioonis kaduma,” meenutab Kütt. “Nüüd saavad osakondade juhid selle konto ja osakonna paari klikiga ise ära määrata. See hoiab aega kokku nii meil kui ka raamatupidajatel ja teeb kõikide osapoolte tööd efektiivsemaks.. ”
Kui tahad ka enda ettevõttes efektiivsed arvelahendused kasutusele võtta, siis lähemat infot leiad selle kohta Finbite’i veebilehelt.
