Pandeemia alguses liigutati töötajate suhtlus ja igapäevased protsessid virtuaalsesse ruumi. Kuidas töötada produktiivsemalt, kui ainus aken maailma on helendav ekraan? Tutvustame mõnda tööriista, mis aitab uute väljakutsetega hakkama saada. 

Elektrooniline allkiri 

Dokumentide digialkirjastamine pole enam sugugi revolutsiooniline idee, vaid igapäevalahendus – saadame ja saame ju kõik igapäevaselt mitmeid dokumente e-kirja vahendusel digiallkirjastamiseks ja me teame kõik, kui tüütu see protsess olla võib. On aeg viia digitaalsete allkirjade kogumise protsess järgmisele tasemele ning kasutada spetsiaalset digiallkirjade kogumiseks mõeldud portaali. 

Elektrooniline allkiri on üks kaugtöö võtmetööriist, millega saab allkirjastada praktiliselt kõike, mis vaid pähe tuleb – töö- ja konfidentsiaalsuslepingud uute töötajatega, puhkuseavaldused, arved, muudatused ja korraldused.

Eestis on kasutusel kolm erinevat vahendit digiallkirja andmiseks – Smart-ID mobiilirakendus, Mobiili-ID ja ID-kaart. 

Smart-ID võimaldab digitaalseid dokumente allkirjastada tõeliselt lihtsalt ja kiirelt. Selle kasutamiseks on vaja vaid nutitelefoni ja internetiühendust ning nutitelefonisse või tahvelarvutisse alla laaditud Smart-ID rakendust. Smart-ID kasutamine on lõppkasutajale tasuta ja piiramatu. Alati tuleb aga veenduda, et kasutad rakenduse uusimat versiooni.

Mobiil-ID kasutamiseks vajad erilist SIM-kaarti, mille saad oma mobiilsideteenusepakkuja käest ning mille taotlemine võib olla tasuline. Rakenduda võib ka igakuine (sageli sümboolne) hooldustasu. Mobiil-ID on samuti turvaline ja mugav lahendus enda autentimiseks ja digiallkirja andmiseks ning seda väljastatakse ainult täisealistele allkirjaõiguslikele isikutele. 

ID-kaart on kiipkaart, mida väljastatakse alates 2002. aastast ning seda on võimalik kasutada nii isikutuvastuseks kui ka digiallkirjastamiseks. ID-kaart on kohustuslik dokument kõigile Eestis elavatele ja püsivalt viibivatele vähemalt 15-aastastele elanikele. ID-kaardi digitaalseks kasutamiseks on vajalik ID-kaardi lugeja ning vastav tarkvara. 

E-tempel ehk digitempel 

Ajal, mil oleme kolinud või kolimas kõigi vähegi võimalike protsessidega digitaalsesse ruumi, on loomulik, et kiirelt on arenemas ka digipetturite töövõtted. Kuidas nende vastu võidelda ning oma andmeid ja kliente kaitsta?

Üks võimalus on kasutada digitemplit, seda eriti dokumentide puhul, mida edastate e-posti teel. Elektrooniline ehk digitempel on justkui ettevõtte füüsiline tempel, kuid elektroonsel kujul ning seda väljastatakse vaid juriidilistele isikutele. Võib öelda, et e-tempel on justkui ettevõtte või asutuse digiallkiri. 

Digitemplite sertifikaate väljastavad ning nende kasutamiseks pakuvad lahendusi erinevad ettevõtted. Üks neist on elektroonilise allkirja lahenduste pakkuja Dokobit, mis pakub digitembeldamise lahendust, võimaldades dokumente kiiresti ja turvaliselt elektroonselt tembeldada, et tõsta dokumentide turvalisust ning anda neile juriidilist jõudu. 

Paljud on kindlasti allkirjastanud dokumente joonistades allkirja kujutise näpuga näiteks tahvelarvuti ekraanile. Kahjuks on sellisel viisil antud allkiri äärmiselt haavatav ja kergesti muudetav. Sel viisil allkirjastatud dokumendi päritolu ja terviklikkuse tagamiseks tasub see dokument digitembeldada.

Ettevõtetes, kus rakendatakse kõrge turvatasemega digitaalseid protsesse, digitembeldatakse näiteks erinevaid saabuvad dokumente (arved, lepingud jne) tagamaks, et paberkujul saabunud dokumentide puhul oleksid need fikseeritud täpselt nii nagu need ettevõttesse saabusid. 

Teine küberkurjategijate sihtgrupp on klientidele automaatselt genereeritavad ja edastatavad arved kindlal kuupäeval. Tänapäeval ei ole keeruline asendada arvel arveldusarve number ning edastada muudetud andmetega võltsarve kliendile päev või kaks enne seda, kui õige teenusepakkuja edastab oma tavapärase arve.

Sama pettust saab rakendada kõigi dokumentide korral, mis luuakse ja edastatakse automaatselt. Digitempel aitab ära hoida erinevaid kelmusi ja kriminaalkuritegusid, kuna selle abil saab tõendada, et dokumendi koostas ja saatis tõesti ettevõte, kes väidab end seda teinud olevat. 

Elektrooniline dokument, millele on lisatud kvalifitseeritud digitempel, omab samaväärset juriidilist jõudu kui ettevõtte füüsilise templiga kinnitatud originaaldokument ja seda tunnustatakse kogu Euroopa Majanduspiirkonnas.

Digitembeldamine on tahtlik vabatahtlik toiming, mis kinnitab, et dokumendis sisalduvad andmed on korrektsed, neid pole muudetud ning dokument pärineb viidatud asutusest.

Videosuhtlusvahendid

Kaugtöö üks töövahendeid on koosolekud, koosviibimised ja isegi tööintervjuud videosuhtlusplatvormide vahendusel. Valik kasvab kiiresti, millist neist võtta, milline jätta? 

• Google Meet
  Google Meet, varasemalt tuntud kui Google Hangouts, on Google’i loodud virtuaalne koosolekuruum. Kõigile avatud Google Meet-i platvorm on turvaline ja privaatne. Tasuta versiooni kasutamiseks peavad kõik koosolekul osalejad olema sisse logitud oma isiklikule või tööalasele Google’i kontole. Kui oled koosoleku loonud, saavad Google Workspace’i kliendid liita koosolekule ka neid, kel pole Google’i kontot jagades koosoleku linki või ID-d teiste osapooltega.
• Microsoft Teams
  Microsoft Teams’i väga kasutajasõbralik platvorm on olnud turul neli aastat. Soovides teistele koosolekul osalejatele viisakalt teada anda, et soovid sõna võtta, on võimalik kasutada käe tõstmise funktsionaalsust (teame ju kõik, kui keeruline võib olla sõnavõtmine nii, et kogemata kedagi teist ei katkestaks). Tegemist on turvalise keskkonnaga ning pole ju saladus, et Microsoft pöörab turvalisusele suurt tähelepanu. Seega on võimalik valida, kes väljaspoolt ettevõtet saab koosolekuga kohe liituda ja kes vajab eelnevat luba. 

Sisekommunikatsiooni keskkonnad

Töö ajal toimuv suhtlus kolleegidega on iga töötaja igapäevaelu lahutamatu osa. Kui aga mitte olla füüsiliselt kontoris ning jätta kõrvale ka e-post kui sisekommunikatsiooni korraldamiseks siiski ebamugav lahendus, on valida mitme uudse ja võimalusterohke lahenduse vahel.

• Slack
  Tegemist on töötajate jaoks tõenäoliselt ühe populaarseima suhtluskanaliga. Seitse aastat olemas olnud keskkond on tõenäoliselt nii populaarne seetõttu, et on ülimalt lihtne kasutada ning kohandada. Platvorm on pigem üks-ühele kõnede jaoks, konverentskõnega saab liituda kuni 15 inimest. Kuid kuna Slackis on vestlused jagatud kanaliteks, millega meeskonnaliikmed liituda (ja ka sealt lahkuda) saavad, saab jagada erinevad teemad erinevate kanalite vahel ning kasutaja saab viibida enamas kui ühes kanalis. Tal on võimalik kanalist ka lahkuda, kui sealsed sõnumid pole tema jaoks olulised. Vestlused võivad toimuda ka lõimede kaudu, mis hõlbustab teemade järgimist veelgi. Slacki peamised võimalused on kiir- ja grupisõnumid, staatused (koosolekul, lõunal, jne), dokumentide jagamine, hääl- ja videokõned, reaalajas ekraani jagamine. 
• Skype
  Küllap on kõik tuttavad endiselt populaarse ärisuhtlusplatvormiga Skype, mis on üks populaarsemaid võimalusi helistamaks tasuta arvutist arvutisse üle kogu maailma. Skype’i esimene versioon pärineb aastast 2003, seega võib platvormi julgelt online-suhtluskanalite esivanemaks nimetada. Yõsi ta on, et seda kasutabki peamiselt keskmine vanaema, mitte noored kolleegid. Muide, Skype ei võimalda pidada mitte ainult väikeseid virtuaalseid koosolekuid, sellega saab luua ka grupivestlusi. 

Projektihalduse töövahendid (Kanban metoodika)

Virtuaalsetele tahvlitele “märkmepaberite kleepimine” on väga mugav viis planeerida oma tööd. Meetodit iseloomustab see, et iga ülesanne läbib ettemääratud etapid: näiteks võivad etapid olla “planeerimisel”, “planeeritud”, “töös”, “lõpetamisel”, “lõpetatud”.

Need staatused kuvatakse tahvlil ning tööülesanne ise on staatuste veergudel liikuv. Kuivõrd tegemist on väga mugava viisiga töövoo visualiseerimiseks, kasutab enamik projektijuhtimise tööriistu ühel või teisel viisil selliseid Kanban metoodika elemente. 

• Trello
  Üks Kanban metoodika näiteid on Trello. See tööd lihtsalt visualiseeriv programm, millekasutamisel ei tohiks kellelgi raskusi tekkida. Kui aga haldad keerulisi projekte, ei pruugi Trello pakkuda kõiki vajalikke võimalusi. Ülesannete voog on selles programmis esitatud väga selgelt ja lühidalt.  
• Jira
  See projektijuhtimise tööriist on mõeldud ennekõike näiteks programmeerijatele, kliendihalduse- ja IT töötajatele. Jira võimaldab määrata ja jälgida töid, ülesandeid ning lahendamist vajavaid probleeme. Rakendusel on mugav mobiilitöölaua liides, mis sobib ideaalselt projektide haldamiseks eemalt või liikvel olles. 

Elektrooniliste kaugtöövahendite valimisel arvesta mitme teguriga.

• Turvalisus (kas tootel on turvasertifikaadid, mida teenusepakkuja ise turvalisuse kohta avalikult väidab).
• Kasutajasõbralikkus (kas teie meeskond vajab või mitte täiendavat koolitust lahenduse kasutuselevõtuks ja kas sellele on võimalik anda lihtne ligipääs).
• Funktsionaalsus (kas antud tööriist toetab protsesse täielikult ning pakub funktsionaalsust, mida tegelikult vajad).

Ära ole laisk, kui analüüsid vajadusi ning tutvud arvustustega. Pöördu alati otse teenusepakkuja poole, kui tekib küsimusi lahenduse kohta. Nutikad töövahendid ei tee ju sageli mitte igapäevaseid protsesse lihtsamaks, vaid motiveerivad töötajaid ka tööd tegema.