Selle asemel, et salvestada kõik oma vajalikud andmed koduses serveris ja arvutites, saab pilveteensuega usaldada andmete säilitamise ja nende turvalisuse teenusepakkuja hoolde, kellel on tavalisest keskmisest ettevõttest rohkem kogemusi andmete kaitsmise, säilitamise ja hooldamisega. Ühtlasi saab seda teha turvalises, kaitstud ja uuendatud riistvaraga serverikeskuses, kus on ööpäevaringne valve, väljaõppinud serverite administraatorid ja lepingutega seotud vastutus, mis tagab, et teenus töötab kokkulepitud töökindlusega.

Moodne või õigemini aktuaalne on pilveteenus praegu aga just eriti sellepärast, et suur osa inimesi on kolinud kodutööle, paljud kasutavad töötegemiseks isiklikku arvutit ja ettevõttel ongi siis kõige mugavam võtta kasutusele mõni pilveteenus, mis aitab andmeid ühes turvalises kohas hoida ja need ei ole mööda töötajate (koduseid) arvuteid laiali.

Pilveteenuste eelised on kokkuvõttes sellised:

• Pole endal vaja ülal pidada suurt IT osakonda
• Ei pea muretsema vananeva riistvara pärast ega seda ise välja vahetama serveriruumis
• Lihtne on oma kontori IT mahtusid kiiresti suurendada – salvestusmahtu serveris, töökohtade hulka või teenindusmahtusid kiiresti suurenevate päringute puhul
• Lihtne on ka kiiresti mahte vähendada, kui enam pole nii palju vaja
• Varundus on turvaline – kui midagi kontoris juhtub, siis ei hävi varukoopiad, sest need ei asu samas ruumis, vaid teenusepakkuja juures, kes omakorda tagab varukoopiate hajutatuse

Kuid ka pilveteenustel on mõnesid puudusi:

• Teenustasud võivad igakuiselt olla liiga kõrged, eriti just väiksematele ettevõtetele
• Suure mahu andmete transport võtab liiga kaua aega
• Kui internetiühendust pole, siis ei saa teenustele ligi

Miks on oma server endiselt vajalik? Või siiski enam pole?

Oma kontoris asuva serveri või serveriruumi kasuks räägivad endiselt needsamad traditsioonilised argumendid, mis ennegi:

• Pole igakuist teenustasu, maksad fikseeritud selle eest, mille oma majja ostad
• Kõik on nii-öelda käe-jala juures: kui vaja serverit uuendada, seadistada, täiendada, saab seda kohe oma majas teha
• Võimalikud on riistvaralised erilahendused
• Suuremahuliste andmebaaside liigutamine on kiire
• Andmed jäävad majja, ei liigu majast välja
• Info on alati kättesaadav ja ei sõltu internetiühendusest

Samas on oma maja lahendustel ka mõned miinused:

• Riistvara kiiresti laiendada on väga kulukas (ja mida teha hiljem, kui nii palju mahte pole enam vaja?)
• Vaja on eraldi turvalist ruumi, kus servereid hoida, tagada neile kulukas jahutus ja toide
• Riistvararikke korral või tulekahju puhul võib samas majas hävida ka varukoopia, kui seda pole geograafiliselt eraldi asuvasse kohta tehtud
• Majas peab olema spetsialist, kes oskab riistvara seadistada ja hooldada, kui vaja, mõnikord ka ööpäevas 24-tunnise valmisolekuga

Mida valida?

Valiku tegemine sõltub iga firma eesmärkidest ja sellest, mis on rohkem olulisem, mis vähem.

Pilveteenus aga on ilmselt mõistlik võtta juhul, kui vastad nendele küsimustele jaatavalt:

• Kas ettevõtte töötajad töötavad kaugtööl ja kodus?
• Kas ettevõtte töötajad kasutavad töötamiseks isiklikke seadmeid (BYOD ehk Bring Your Own Device)?
• Kas ettevõttel on vaja pidevalt varundada kontorist eemal asuvasse serverisse, et tagada andmete turvalisus?
• Kas ettevõttes puudub IT spetsialist, kes tegeleks firma serveritega?

Samas on veel üks variant, kuna alati pole ainult must-valged valikud kõige paremad: hübriidlahendus. See võibki olla enamuse ettevõtete jaoks hea valik nii üleminekul pilveteenusele kui ka pilveteenuseid juba kasutades. Hübriidlahenduse puhul hoiad oma majas kriitilise info, mis on äriks igal juhul vajalik ja kasutad samas ka pilveteenust, mis tagab varukoopiad, mugavad lisateenused ja paindliku mahtude suurenemise. See maandab ka varukoopiate kättesaadavuse probleemid ja lahendab küsimuse, mis saab siis, kui internetiühendus katkeb.